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Starre Büroarbeit war gestern - Wie mobiles Arbeiten den Alltag in der Immobilienverwaltung verändern kann.

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 11. Juli 2017 09:33:00 MESZ

 Mobile Office.jpgTrends von Jens Hoffstiepel

Von morgens bis nachmittags starr der Arbeit im Büro nachgehen war gestern, heute wird die Präsenz-Kultur am Arbeitsplatz immer mehr zu einem Überbleibsel aus der Vergangenheit. Die Möglichkeiten in unserer vernetzten, digitalen Welt schaffen eine ganz neue Arbeitsweise. Laptop, Tablet, Smartphone, etwas Strom und dazu die richtigen Softwarelösungen sowie WLAN ermöglichen uns heute, einen Großteil unserer Arbeit ortsunabhängig und flexibel zu erledigen.

Damit ist nicht nur das Homeoffice gemeint, die bloße Verlagerung des Schreibtisches vom Büro in die eigenen vier Wände ist schon länger im Trend. Mithilfe unserer diversen mobilen Endgeräte sowie dem Cloud-Computing sind wir mittlerweile aber nahezu überall erreichbar und können unseren Job fast immer und von jedem Punkt aus erledigen - im Büro genauso wie Zuhause, im Café oder am Strand. Diese Flexibilität bestimmt zukünftig unsere Arbeitsweise. Wir zeigen Ihnen einige Tipps, mit denen Sie das mobile Arbeiten für sich selbst und Ihre Mitarbeiter optimieren können und das mobile Büro richtig produktiv wird.

Gerade bei jungen Menschen und Eltern wird diese von Orten unabhängige Arbeitsweise immer beliebter. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und die eingesparten Fahrzeiten nennen die meisten dabei als die größten Vorteile. Und: Sie sind zufriedener mit ihrer Arbeit, empfinden ihre Vorgesetzten als fairer und fühlen sich dem Betrieb enger verbunden.

Wenn Unternehmen also gute, junge Fachkräfte beschäftigen wollen, sollten sie sich diesem Trend anpassen. Lesen Sie hier, welche Punkte sie bei der Einrichtung eines „mobilen Büros“ beachten sollten.

Von unterwegs zu arbeiten ist für viel Akteure in der Immobilienbranche bereits Alltag. Das Abrufen der E-Mails von unterwegs ist schon der Regelfall und der schnelle Blick auf das Tablet um nochmal kurz in das Exposé einer Wohnung zu schauen ist zur Normalität geworden. Doch ohne einige Strategien und individuellen Vorbereitungen, wie der Digitalisierung einiger Arbeitsprozesse in der Immobilienverwaltung, wird der Ausbau der mobilen Arbeitsweise nicht funktionieren.

Bei der Umsetzung ist es also zunächst wichtig, dass gewisse Voraussetzungen geschaffen werden. Die Wichtigste: Stimmen Sie sich Betriebsintern (Vorgesetzte und Mitarbeiter) ab und klären Sie, wann und in welchem Umfang die Arbeit im mobilen Büro umsetzbar ist. Dabei sollte auch klar kommuniziert werden, dass es sich um eine ortsunabhängige Arbeit im „mobilen Büro“ handelt und nicht nur um das Homeoffice. Übrigens, Vorgesetzte müssen sich keine Sorgen machen, dass bei der mobilen Arbeitsweise weniger gearbeitet wird. Ganz im Gegenteil. Studien haben ergeben, dass die Mitarbeiter, die viel Zeit im „mobilen Büro“ verbringen, mehr Überstunden machen.

Sind diese Grundvoraussetzungen abgeklärt, sollten folgende Fragen geklärt sein:

1. Steht den mobil arbeitenden Mitarbeitern das notwendige Equipment zur Verfügung?

Viel wird eigentlich nicht benötig, um das Büro in das nächste Café verlagern zu können. Ein Smartphone und ein Laptop. Manchmal reicht vielleicht auch schon allein ein Tablet.

Während die Mobilität und lange Akkulaufzeit von Tablets als mobiles Arbeitsgeräte mitunter ausreicht, benötigt man anderenorts einen Laptop. Für beide Seiten gibt es gute Argumente. Diese ist im Vorfeld abzuwägen - wobei die Entscheidung an zwei Punkten festgemacht werden sollte. Müssen nur einfache Arbeiten erledigen, für die es entsprechende Anwendungen auf dem Tablet gibt und benötigt man Multitasking nur selten, reicht ein Tablet aus.

Werden jedoch alle Möglichkeiten und Funktionen eines Desktopbetriebssystems benötigt und müssen hin und wieder auch spezielle Programme installiert und genutzt werden, ist ein Laptop die sinnvollere Wahl.

Wichtig für problemloses mobiles Arbeiten ist immer ein ungestörter Zugang zum Internet. Man kann und darf sich heute noch nicht darauf verlassen, dass man einen flächendeckenden Zugang zu einem WLAN-Netzwerk hat. Gerade in Deutschland ist die Abdeckung mit einem kabellosen Netzzugang für jedermann noch in weiter Ferne, andere Länder sind mit dieser Form der Digitalisierung viel weiter als wir. Daher sollte man darauf achten, dass die Mobilfunkverträge der mobil arbeitenden Mitarbeiter mit viel Datenvolumen für den Internetzugang ausgestattet sind.

2. Welche Software bzw. welche anderen digitalen Möglichkeiten werden unterwegs benötigt?

Neben den Standards eines Internetbrowsers und den üblichen Office-Programmen ist gerade im Bereich der Immobilienverwaltung die Nutzung einer bzw. mehrerer Softwarelösungen unerlässlich. Eine Software für die Verwaltung von Immobilien gehört heutzutage zum Alltag eines jeden Immobilienverwalters. Zudem ist die Anwendung eines digitales Dokumentenmanagementsystem zu empfehlen. Mit einer solchen Lösung können alle Dokumente, wie Mieterakten oder Mietverträge online abgelegt und jeden Orts aufgerufen werden. So schafft man mithilfe der Kombination aus ERP- und Dokumentenmanagement-System die Möglichkeit, auch im „mobilen Büro“ auf alle notwendigen Daten sowie Informationen zuzugreifen, jederzeit Mieterdaten, Wohnungs-Exposés, Handwerkeraufträge oder ähnliches herunterzuladen oder Arbeitsprozesse in Gang zu setzen und solche Informationen in das Programm einzupflegen. Nutzt man solche Lösungen, mit direkt in Software eingebundene Cloud-Diensten, hat man schon einen großen Schritt Richtung „mobiles-Büro“ gemeistert. Ist das nicht der Fall, helfen Cloud-Dienste, wie Drop-Box, One Drive oder ähnliche Lösungen weiter. Damit gewährt man allen Mitarbeitern jeden Orts und jederzeit den uneingeschränkten Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Dokument.

3. Welche Kommunikationstools und -kanäle werden zukünftig genutzt?

Bei dieser Fragestellung ist eine Absprache dringend notwendig. Denn gerade die Arbeit aus dem mobilen Büro funktioniert nicht, ohne die Möglichkeit sich schnell aber sicher über gewisse Kanäle austauschen zu können. Ein kurzer Besuch im Büro des Kollegen ist nicht möglich, darüber sollte man sich von vornherein Bewusst sein.

Jegliche Absprache muss über das Telefon oder aber einen anderen Kommunikationskanal geführt werden. Wobei das angesprochene Telefon dabei wohl das wichtigste, weil schnellste und unkomplizierteste Mittel ist. In einem direkten, persönlichen Gespräch ist die Möglichkeit sich falsch zu verstehen noch immer am geringsten. Dazu bietet sich heutzutage auch die Möglichkeit der Videotelefonie via Skype an. Schützen Sie sich unterwegs nur vor Mithörern, wenn es vertrauenswürdige Gespräche sind.

Ohne die mittlerweile altbewährte E-Mail geht in der heutigen Berufs- und Kommunikationswelt nichts mehr. Vermutlich muss man daher über dieses Thema nicht mehr viele Worte verlieren. Ob jedoch die Nutzung weiterer Messenger/Nachrichte-Dienste hilfreich sein könnten, ist vom jeweiligen Betrieb abhängig. Mal eben ein Foto oder eine Sprachaufnahme versenden ist mithilfe von unterschiedlichsten Messengern heute gang und gebe. Bei diesen Diensten sollte nur unbedingt darauf geachtet werden, dass alle Mitteilungen und Informationen Datenrechtlich geschützt sind. Manche Messenger, wie beispielsweise WhatsApp sind daher nicht unbedingt zu empfehlen – die Alternative Threema schon eher.

Achten Sie in jedem Fall darauf, dass sensible Informationen stets mit Sorgfalt behandelt werden. Dazu zählt auch, dass geführte Telefonate und Gespräche, die sensible Informationen beinhalten, möglichst nicht in einem Café oder der Öffentlichkeit geführt werden. Gerade in der Immobilienbrache arbeitet man oft mit vielen sensiblen Kunden- bzw. Mieterdaten die vor einem Zugriff Dritter geschützt werden müssen.

Beachtet man diese Tipps bei der Einrichtung eines „mobilen Büros“ für sich selbst oder für seine Mitarbeiter, kann diese flexible Arbeitsweise die Zufriedenheit der Beteiligten fördern und neue Impulse entfachen. Probieren Sie es aus und senden uns gerne Ihre Erfahrungsberichte.

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