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Mieterservice – Mit moderner Kundenkommunikation Meldungen schnell bearbeiten

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 6. September 2018 11:56:47 MESZ

Mieterservice

Digitales & Technologie von Jens Hoffstiepel

Kein warmes Wasser im Gebäude, verstopfter Abfluss oder defekte Heizung - für jeden Mieter eine Katastrophe, die umgehend gemeldet wird. Für Immobilienverwaltungen eine regelmäßige Serviceaufgabe, die sich allerdings in den letzten Jahren verändert hat. Die Kommunikationsmittel und -möglichkeiten sind komplett anders geworden. Das Beispiel Schadensmeldungen beschreibt das Verhalten relativ gut - von Grund auf eigentlich schon komplex und mit viel Aufwand verbunden, steigert die Möglichkeit, Mängel heute rund um die Uhr über digitale Kommunikationswege melden zu können, die Herausforderung für das Immobilienmanagement, dem Servicegedanken gerecht zu werden. Die Unternehmen der Branche sind zu einem immer schnelleren Handeln gezwungen - das Wasser muss bestenfalls innerhalb einer Stunde wieder warm sein, der Abfluss wieder frei und die Heizung repariert - das funktioniert natürlich nicht. Damit die Immobilienwirtschaft diesem Serviceanspruch nach schneller Bearbeitung von Meldungen gerecht werden und Mietern in Schadensfällen schnell geholfen werden kann, bedarf es digitaler und aufeinander abgestimmter Systeme. Wie eine Meldung heutzutage bestenfalls schnell bearbeitet wird, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Digitale Erreichbarkeit als Servicefaktor 

Der Wunsch von Kunden und Mietern, über Apps oder Social Media-Kanäle direkt Kontakt zum Vermieter, Verwalter oder Dienstleister aufzunehmen, wächst stetig weiter. Von anderen Branchen sind sie es mittlerweile gewohnt, ihre Anliegen 24 Stunden direkt über diese Medien, oft mittlerweile sogar mit integrierter Chat-Funktion, bei der man direkt einen Service-Mitarbeiter erreichen kann, an Unternehmen und Dienstleister weiterzugeben - auf diese moderne Art der Kommunikation muss sich auch die Immobilienwirtschaft einstellen. Wir sind weit davon entfernt, zu empfehlen, eine 24-Stunden Chat-Funktion anbieten zu müssen, aber der Einsatz digitaler Service-Plattformen für Immobilienverwaltungen und Wohnungsunternehmen wird immer wichtiger, um einem gewissen Serviceanspruch gerecht zu werden. 

Digitale Service-Plattformen zur Optimierung von Prozessen 

Die Lösungen unterstützen die Mitarbeiter im Immobilienmanagement so, dass Meldungen jeglicher Art schnell einem Mieter, einem Objekt oder einer Fläche zugeordnet werden können und beispielsweise die Bearbeitung einer Schadensmeldung kein mühevoller und komplex verzweigter Arbeitsablauf mehr ist, sondern durch die digitale Helfer beschleunigt wird. Das Ziel lautet – Vereinfachung von Prozessen für die Mitarbeiter und ein angenehmes Serviceerlebnis für die Mieter zu gestalten. Dafür ist es notwendig eine gute Kombination aus digitalen und aufeinander abgestimmten Systemen einzusetzen. Mithilfe einer Service- und Kommunikationsplattform integriert in eine Softwarelösung für das Immobilienmanagement lassen sich Prozesse optimieren und Aufgaben zielgerichtet erledigen. 

Kombination aus Systemen als Optimallösung 

Das kombinierte System beinhaltet alle Stammdaten sowie liegenschaftsrelevanten Informationen und Dokumente. So können Mieter über die Service-Plattform ihre Stammdaten verwalten, Fragen und Schadensmeldungen direkt vom Smartphone oder Tablet an die Immobilienverwaltung übermitteln und jederzeit den Bearbeitungsstatus online verfolgen. Alle Daten werden mithilfe einer bilateralen Schnittstelle mit der Software für das Immobilienmanagement auch direkt mit der technischen Ausstattung des jeweiligen Objektes in Zusammenhang gebracht. Auf diese Weise ermöglicht das System, beispielsweise mit Eingang einer Meldung durch wenige Mausklicks, direkt Schadensmeldungen zu erfassen und mithilfe individuell gestalteter Prozesse, Angebote von Dienstleistern/Handwerkern einzuholen und Aufträge auszulösen. Der Bearbeitungsstand der Meldungen sowie der Aufträge ist durch einen einfachen Klick in der Mieterakte jederzeit einsehbar. So behalten die Nutzer jederzeit den Überblick, ob alles wie geplant läuft.

Auf alle Meldungen kann mithilfe des Systems schnell und zuverlässig reagiert werden, seien es einfache Änderungen der Stammdaten, die Anfrage nach bzw. der Austausch von Dokumenten, wie z. B. Mietverträgen, die Bearbeitung von Schadensmeldungen oder aber ganzer Instandhaltungsprozesse. Besonders in diesem aufwendigem Prozess liefert ein System zum Immobilienmanagement einen großen Mehrwert. Um die Substanz, die Funktionalität eines Gebäudes und letztendlich dessen Wert zu erhalten, benötigen Immobilien laufende Maßnahmen und unterliegen einem Instandhaltungsprozess - gegen den zeitgemäßen, natürlichen Verschleiß muss ebenso Abhilfe geschaffen werden, wie gegen Mängel und Beschädigungen, die während der Nutzungsphase unweigerlich entstehen.

Das Instandhaltungsmanagement unkompliziert abbilden

Aufgrund des hohen Aufwandes für die Instandhaltung spricht man hier schon von einem eigenen Management-Bereich, dem “Instandhaltungsmanagement”. Wie Unternehmen der Immobilienwirtschaft den Prozess des Instandhaltungsmanagements mit den notwendigen digitalen Instrumenten, angefangen bei der Aufnahme einer Meldung, über die Erfassung von instandsetzungsnötigen Mängeln und der dazugehörigen Angebotsanfrage sowie Auftragsvergabe für Dienstleister/Handwerker, bis hin zur Rechnungserstellung und eventuellen Weiterbelastung der Rechnung an Mieter abbilden können, erfahren Sie im E-Book zum "Effektiven Instandhaltungsmanagement in Zeiten der Digitalisierung”.

Foto: rawpixel, www.unsplash.com

Topics: Digitales & Technologie


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