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Kundenorientiertes Immobilienmanagement  – Von der klassischen Objektverwaltung zum modernen Servicedienstleister

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 9. August 2017 15:22:15 MESZ

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Trends von Jens Hoffstiepel

In der modernen Immobilienverwaltung reicht es oft nicht mehr aus, eine Immobilie bloß zu vermieten und sich alle paar Monate ein Bild vom Zustand des Objektes zu machen. Sowohl die Mieter als auch die Besitzer oder Investoren der Immobilie erwarten heute einen angemessenen Service, eine stetige Betreuung sowie ein aussagekräftiges Reporting durch das Immobilienmanagement. Wie diese Anforderungen zu bewerkstelligen sind, lesen Sie in folgendem Artikel.

Vor dem Hintergrund einer großen Anzahl an Alternativen, gerade im Segment der Gewerbeimmobilien, steigt die Bedeutung des Service- und Managementaspektes in der Immobilienverwaltung - die Mieter erwarten heutzutage ein serviceorientiertes Dienstleistungsunternehmen. Dadurch wachsen und wechseln das gesamte Tätigkeitsfeld unserer Branche sowie die täglich anfallenden Aufgaben. Unter die Aufgaben der modernen Immobilienverwaltung fallen schon lange nicht mehr nur das Abschließen eines Mietvertrages und die Organisation anfallender Reparaturen. Das “schlichte Verwalten” von Immobilien rückt immer weiter in den Hintergrund, die Tätigkeit des Immobilienverwalters wird immer mehr von Managementaufgaben bestimmt.

Moderne Immobilienmanager bieten ein weitaus größeres Serviceangebot

Das moderne, kundenorientierte Immobilienmanagement bietet ein weitaus größeres Serviceangebot. So wird den Mietern des St Martin Towers in Frankfurt beispielsweise ein 24 h Concierge-Service geboten. Dieser vom Immobilienmanagement angebotene Service erledigt die kleinen Dinge des Alltags - nimmt die Post entgegen oder dient als Sekretariat. Zudem bietet das Management elf buchbare, variabel gestaltbare, Konferenzräume, eine integrierte Kita und ein Fitness-Studio. Das Immobilienmanagement des St Martin Towers koordiniert all diese Serviceangebote - die Terminplanung und flexible Ausstaffierung der Konferenzräume sind dabei nur ein Beispiel vieler anfallender Aufgaben.

Bei der Bewältigung eines solchen, heute adäquaten Serviceangebotes und modernen Immobilienmanagements, hilft eine moderne Software für die Immobilienverwaltung. Alle wichtigen Prozesse können abgebildet werden und Unternehmen können sich eine Automatisierung sowie einen individuellen Workflow einrichten. Darunter fallen beispielsweise Terminierungen und Terminwiedervorlagen oder die softwareseitige Verwaltung flexibler Flächen.

Eine Verwaltung flexibler Flächen wird zukünftig immer wichtiger. Die mittlerweile bei Gewerbeimmobilien immer häufiger genutzte modulare Bauweise gestaltet die Möglichkeit einer Veränderung während der Nutzungsphase von Gebäuden immer einfacher. In vielen Fällen wird dies mittlerweile auch regelmäßig genutzt, um Büros oder Gewerbeflächen zu vergrößern oder zu verkleinern. Das Immobilienmanagement muss diese flexiblen Flächen also unkompliziert verwalten und abrechnen können.

Service durch den Verwalter spielt eine immer größere Rolle

Wie schon oben beschrieben, spielt abgesehen von diesen Punkten, der gebotene Service durch den Verwalter bzw. Vermieter eine immer größere Rolle. Die Kommunikation mit dem Immobilienverwalter oder die schnelle Abwicklung von Reparaturen sind unter anderem ausschlaggebende Gründe dafür, dass Mieter zufrieden oder unzufrieden sind.

Mithilfe eines Auftrags- und Terminmanagements in einer Softwarelösung kann das gesteigerte Aufkommen von Terminanfragen und Reparaturaufträgen zeitnah gesteuert und abgearbeitet werden. Die Einstellung von Terminwiedervorlagen oder eventuelle Priorisierungen mancher Objekte bzw. Mietern, beispielsweise mit Wartungsverträgen, ermöglicht eine Steigerung der Zufriedenheit bei den Kunden.

Wichtiger Aspekt: Kommunikation mit den Mietern

Zudem ist die direkte und unkomplizierte Kommunikation mit den Mietern ein immer wichtiger werdender Aspekt. Die Mieter erwarten heute eine unkomplizierte Kontaktaufnahme, bestenfalls online per Nachrichtendienst oder Ähnlichem. Zwar ist die gegenseitige Kenntnis eines persönlichen Ansprechpartners auf beiden Seiten auch in unserer heutigen digitalen Welt noch immer ein großer Vorteil, daneben kann das Management heute aber auch auf Softwarelösungen zurückgreifen, mit denen die Kommunikation beidseitig vereinfacht wird. Portale, wie z. B. das “MyImmo-Connect-Portal” verbessern und erleichtern die Kommunikationsmöglichkeit. Mieter, Management und beispielsweise Handwerker können hier online jederzeit einen Schaden melden, Terminanfragen für Reparaturen stellen bzw. bestätigen oder Dokumente, wie Aufträge und Rechnungen, schnell und problemlos austauschen.

Vorgaben der Immobilienbesitzer und Investoren sowie Erfordernisse und Bedürfnisse seiner Mieter kennen

Neben derartigen Serviceangeboten muss das Immobilienmanagement die bestehenden Vorgaben der Immobilienbesitzer und Investoren umsetzen sowie die Erfordernisse und Bedürfnisse seiner Mieter erfüllen. Dazu zählen z. B. Faktoren, wie die Festlegung und Anordnung des passenden Klientel für eine Gewerbeimmobilie, sodass die von vielen Mietern gewünschten Synergieeffekte greifen können. So ist die intensive Kenntnis der Objekte und der Konkurrenzsituationen im gemanagten Bestand äußerst wichtig. Ein erfolgreiches Mietermanagement beginnt oft schon genau hier - mit der richtigen Einschätzung sowie Einordnung des Mietobjektes auf dem Markt.

Bei der Vielzahl an verwalteten Objekten und den dazugehörigen Flächen, fällt es natürlich oft schwer, alle Informationen zu kennen. Mit einer entsprechend konfigurierten Softwarelösungen für das Immobilienmanagement hat man die Möglichkeit, für jedes Objekt und jede Fläche, wichtige Informationen gebündelt zu hinterlegen und kann diese mit einem Klick stets schnell abrufen. Darunter fallen beispielsweise auch Terminvorlagen für endende Verträgen - so unterstützen die hinterlegten Informationen zu einer Fläche beispielsweise bei einem erfolgreichen Leerstandsmanagement. Die Anlage einer Terminvorlage für auslaufende Optionen ist sehr hilfreich, um z. B. einen Mietvertrag vorzeitig zu verlängern oder sich schon frühzeitig um einen Nachmieter zu bemühen und trägt so dazu bei, Leerstände zu vermeiden.

Monatlich aussagekräftiges Reporting erstellen

Die in der Software gesammelten Informationen bringen einen weiteren großen Vorteil mit sich - die Möglichkeit, jederzeit aussagekräftige Reportings zu erstellen. Automatisieren Sie diesen Prozess und lassen sich regelmäßig alle Berichte anzeigen, die sie benötigen. Von ablaufenden Gewährleistungsfristen der Baumaßnahmen bis hin zu monatlichen Mieteinnahmen - egal ob für die interne Analyse der Immobilienverwaltung oder für den Immobilienbesitzer bzw. Investor.

In Hinblick auf innovative Managementansätze oder neue Geschäftsprozesse in der Immobilienverwaltung und auch hinsichtlich neuer, intelligenter Wohnkonzepte wachsen die Anforderungen an die beteiligten Immobilienunternehmen. Mithilfe von Softwarelösungen lassen sich viele Prozesse unkompliziert und automatisiert abbilden und verarbeiten. Schon zu Beginn lässt sich mit der Digitalisierung von Immobilienbeständen und den dazugehörigen Informationen ein Wettbewerbsvorteil sichern, der nach und nach mit der Erarbeitung einfacher Prozesse, wie einer Terminvorlage, stetig ausgebaut werden kann. Steigern auch Sie Ihren Unternehmenserfolg mit einem System, das Informationen jederzeit verfügbar macht und Geschäftsprozesse automatisiert.

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