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Homeoffice - Umsetzung in der Immobilienwirtschaft

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 10. März 2021 09:50:37 MEZ

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Trends von Jens Hoffstiepel

In vielen Unternehmen wirkt die Corona-Krise als Antreiber des digitalen Fortschritts – auch in der Immobilienwirtschaft. Allein schon aus dem Grund, weil Home-Office-Lösungen vermehrt in den Fokus gerückt sind und Unternehmen für die Umsetzung auf digitale Lösungen zurückgreifen müssen, um für ihre Mitarbeiter arbeitsfähig zu halten. Meetings sind mittlerweile Videokonferenzen, sowohl intern aus auch mit Kunden oder Mieter wird via Messenger bzw. Serviceplattform kommuniziert und Daten oder Dokumente werden in der Cloud bearbeitet, gespeichert, hoch- und heruntergeladen. Der Einsatz digitaler Tools ist für die Umsetzung des mobilen Arbeitens im Homeoffice unverzichtbar. Worauf Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft dabei achten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Corona – der Digitalisierungskatalysator 

Seit Jahren ist die Digitalisierung ein Dauerthema in Politik und Wirtschaft - natürlich auch in der Immobilienwirtschaft. Als im März 2020 der bundesweite Lockdown eintrat, die Schulen geschlossen wurden und nach und nach das öffentliche Leben heruntergefahren wurde, wurde es schnell deutlich, dass die Arbeit aus dem Homeoffice die einzige Möglichkeit ist, das Tagesgeschäft für viele Branchen bestmöglich aufrechtzuerhalten. Oft einfacher gesagt als getan, denn sowohl die internen Prozesse der Abstimmung oder Workflows mussten weiterhin genauso funktionieren wie auch die externen Prozesse – also beispielsweise der Austausch mit den Kunden oder Schulungen und Support, die online stattfinden. 

So wurde der plötzliche Lockdown für viele Unternehmen der Immobilienwirtschaft zu einer großen Herausforderung - Mitarbeiter im Homeoffice arbeitsfähig zu machen, indem sie telefonisch erreichbar sind, Zugriff auf Daten und Systeme zu haben, mit Mietern, Dienstleistern und Kunden kommunizieren können, um folglich die Abwicklung von Anfragen, Reparaturen und Bauvorhaben zu koordinieren. Die Optionen und die Erfahrungen waren dabei sehr unterschiedlich, je nachdem, inwieweit die technische Ausstattung sowie die Ausgestaltung von digitalen Systemen und Prozessen vorhanden sind. 

Zugriff von Zuhause - Systeme und Daten in Rechenzentren und Cloud Lösungen 

Während einige Immobilienunternehmen digitale Lösungen schon lange in den Alltag integriert haben, mit denen Zugriff auf Systeme sowie ihre Daten in der Cloud oder in von Softwareherstellern angebotenen Rechenzentren gewährleistet wird, sodass Mitarbeiter problemlos aus dem Homeoffice arbeiten können, mussten andere Akteure der Immobilienbranche Akten oder Ordner mit nach Hause nehmen. Es hat sich gezeigt, wie wichtig und vorteilhaft eine gute digitale Infrastruktur in Unternehmen heute ist. 

Unternehmen mit einer intakten digitalen Infrastruktur, bei der die tägliche Arbeit schon vor der Pandemie auf digitalen Prozessen sowie der Nutzung von Cloud-Systemen, digitalen Serviceplattformen oder digitalem Dokumentenmanagement basierte, waren schnell handlungsfähig und konnten einen Großteil ihrer Belegschaft ins Homeoffice schicken, ohne Einbußen und Umstände hinnehmen zu müssen.  

Technische Ausstattung und Digitale Infrastruktur ist ein wichtiges Grundgerüst 

Der heimische Arbeitsplatz muss demnach eine gute IT-Infrastruktur aufweisen und professionell ausgestattet sein. Nur in einer produktiven Atmosphäre kann Homeoffice seine Vorteile entfalten.  Die wichtigsten Faktoren bei der Einrichtung des Homeoffice sind also eine funktionierende technische Ausstattung mit den richtigen digitalen Lösungen, wie einem ERP-System und digitalen Tools für die tägliche Arbeit. 

Technische Ausstattung 

Bei der technischen Ausstattung sollte die Leistungsfähigkeit im Fokus stehen, nicht ein möglichst günstiger Anschaffungspreis, denn eine schlechte technische Ausstattung spart am Ende nichts ein, sondern kostet nur Nerven und zehrt an der Arbeitskraft.  

Ein wichtiger Faktor ist ein schneller Internet-Zugang. Drahtlose LTE-Verbindungen sind schnell und günstig, leider aber oft noch nicht so stabil wie herkömmliche DSL-Anschlüsse. Besonders flexibel ist man in der eigenen Wohnung mit WLAN. Weil es um wichtige Passwörter und sensible Daten gehen kann, sollte eine WPA/WPA2-Verschlüsselung des Signals auch im Homeoffice zum Standard der IT-Sicherheit gehören. Noch mehr Sicherheit garantiert die Installation eines Virtual Private Network (VPN), mit dem der Heimarbeiter auch von unterwegs sicher Daten austauschen kann. 

Ein guter Laptop oder ein Bildschirm mit einer Kamera und eine solide Tastatur erleichtern die Arbeit ebenfalls. Das Telefon im Homeoffice sollte die gleichen Funktionen erlauben wie das im Büro. Mit einem professionellen Headset hat man auch beim Telefonieren die Hände frei. 

Digitale Telefonanlage mit CTI-Anbindung 

Mit einer digitalen Telefonanlage über die Mitarbeiter auch im Homeoffice über eine unternehmenseigene Festnetznummer zu erreichen sind, ist dabei schon ein erster Schritt getan. Die digitale Telefonanlage angebunden an die CTI-Schnittstelle (Computer Telephony Integration) eines ERP-Systems für die Immobilienwirtschaft bringt gleichzeitig viele weitere Vorteile mit sich – so werden Mieter bzw. Kunden bei einem Anruf direkt von der Software erkannt und lassen sich einem Objekt oder einem laufenden Vorgang zuordnen. 

Digitale Infrastruktur 

Dieser Faktor zeigt, wie nützlich eine digitale Infrastruktur an Softwarelösungen sein kann, die es allen Mitarbeitern erlaubt, auch aus dem Homeoffice auf alle notwendigen Daten, Dateien und Informationen zuzugreifen, wenn sie diese benötigen. Mit einem umfassenden ERP-System als Herzstück der digitalen Infrastruktur und darin integrierten Cloud- und Dokumentenmanagement-Systemen für Zusammenarbeit und Datenaustausch oder Messengern für die schnelle Kommunikation und einer digitalen Telefonanlage kann die Arbeit aus dem Homeoffice unkompliziert ermöglicht werden, sodass alle Services und Dienstleistungen aufrechterhalten bleiben. 

Das ERP-System für Zugriff auf alle Daten 

Der Einsatz eines ERP-Systems für die Immobilienwirtschaft als innovative Anwendung für automatisierte Geschäftsprozesse und Kundenvorgänge ist ein entscheidender Faktor, um einen reibungslosen Ablauf der Arbeit im Homeoffice zu gewährleisten. Moderne immobilienwirtschaftliche Lösungen ermöglichen es Mitarbeitern mithilfe automatisierter Prozesse schon vor Ort im Büro schneller und produktiver zu arbeiten und erlauben es, sich auch aus dem Homeoffice mit ihnen zu verbinden, um so Zugriff auf abgelegte Stammdaten von Kunden, Prozessvorgänge sowie allen relevanten Dokumenten zu haben. So bringt das ERP-System auch im Homeoffice den gewünschten großen Mehrwert für die Bearbeitung aller alltäglichen Prozesse in der Immobilienverwaltung. 

Mit angrenzenden Softwarelösungen nahezu alle Prozesse digital abbilden 

Ergänzt um eine Lösung für digitales Dokumentenmanagement können große Teile der täglichen Prozesse effektiv abgewickelt werden - auch aus dem Homeoffice. Beispielsweise kann das Einpflegen von Dokumenten und Verträgen in das System sowie Workflows für die Freigabe von Rechnungen mithilfe des digitalen Dokumentenmanagements problemlos auch von Zuhause abgebildet werden. Dokumente werden entsprechend abgelegt und können von jedem Mitarbeiter mit Berechtigung jederzeit und von jedem Ort abgerufen werden, so wie auch Rechnungen jederzeit freigegeben werden können. So schaffen die Lösungen nicht nur die Möglichkeit der Arbeit aus dem Homeoffice, sondern geben den Mitarbeitern jederzeit mehr Raum für andere Aufgaben im Arbeitsalltag. 

Ein wichtiger Faktor – Wie funktioniert die interne & externe Kommunikation 

Neben der digitalen Telefonanlage können digitale Serviceplattformen für die Kommunikation mit Mietern und Kunden Unternehmen bei der externen Kommunikation unterstützen. Eingebunden in das ERP-System für die Immobilienwirtschaft können Meldungen und Anfragen einfach, schnell und produktiv bearbeitet werden. Daten werden mit dem ERP-System abgeglichen und ausgetauscht, sodass beide Lösungen ständig mit den gleichen Informationen arbeiten. So können eingehende Meldungen beispielsweise über eine defekte Heizung direkt aufgenommen, unkompliziert beantwortet und effektiv bearbeitet werden.  

Die Abstandsregeln und Kontaktbeschränkungen haben regelmäßige persönliche Gespräche und Meetings leider nicht möglich gemacht, sodass man sich häufiger via Bildschirm sehen und austauschen musste. Videokonferenzen waren die Alternative und haben vielerorts gut funktioniert – der virtuelle Austausch wird uns daher sicherlich auch in vielen Fällen nach der Pandemie erhalten bleiben. Denn Videokonferenzen sind günstig, zeitsparend und umweltfreundlich. Dafür haben sich mittlerweile einige Lösungen etabliert. Eine davon ist beispielsweise Teams in der Microsoft Office 365 Plattform. Mit Teams können neben Videokonferenzen auch kurze Nachrichten über den Messenger verschickt oder Dateien ausgetauscht werden. Daneben bieten die weiteren integrierten Microsoft Cloudlösung, wie z.B. Word, Excel oder PowerPoint die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen zu arbeiten.   

Die neuen Trends warten schon - digitalen Technologien und der Fortschritt wichtige Faktoren für eine funktionierende Wirtschaft 

Die Krise hat aufgezeigt, dass digitale Technologien viele Vorteile mit sich bringen können, aber auch, dass in der digitalen Arbeitsweise noch viel Verbesserungs- sowie Erweiterungspotenzial für Arbeitsabläufe und Prozesse stecken, die bisher noch nicht ausgeschöpft wurden.  

Digitale Technologien haben vielerorts das Alltagsgeschäft aufrechterhalten und neue Technologien haben vieles möglich gemacht, was vorher nicht denkbar war. Die sich rapide weiterentwickelnde Digitalisierung mit immer neuen Möglichkeiten bringt durchweg neues mit sich. Auch oder besonders für die Immobilienwirtschaft. Mit Smart-Building-Technologien für effektives Flächen- und gezieltes Arbeitsplatzmanagement entwickelt sich beispielsweise ein Trend, der auch schon während der Corona-Krise einen hilfreichen Mehrwert hätte liefern können, um die Büronutzung nachzuverfolgen und Abstandsregelungen zu planen und einzuhalten. Für die Unternehmen und Büromieter können Smart-Building-Lösungen aber besonders in Zukunft hilfreiche Unterstützung liefern, wenn sich Homeoffice-Regelungen weiter durchsetzen. Sie erlauben es, die Nutzung von Arbeitsplätzen, Räumen und Flächen gezielt auszuwerten, um evtl. Fläche und somit Geld einzusparen.  

Die digitale Welt hat sich auch in der Immobilienverwaltung in den vergangenen Monaten der Pandemie noch viel schneller als erwartet weitergedreht. Viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter sind digitalen Medien gegenüber mittlerweile aufgeschlossener, als erwartet und die kommenden Entwicklungen werden Immobilienwirtschaft viele weitere Möglichkeiten bieten, Prozesse und Abläufe zu optimieren.  Befassen Sie sich mit diesen neuen Möglichkeiten, verpassen Sie nicht den Anschluss - von vielen Unternehmen vor der Corona-Krise unterschätzt, herausgeschoben und als nicht wichtig eingestuft, hat diese Zeit jetzt gezeigt, dass die digitalen Technologien und der Fortschritt wichtige Faktoren für eine funktionierende Wirtschaft sind. 

Gerne unterstützen wir Sie auch weiterhin bei Ihren Digitalisierungsprojekten. Sprechen Sie uns an. 

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