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Flexibles Büromanagement – Arbeitsplätze für die Zukunft vorbereiten

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 28. Juli 2021 11:21:30 MESZ

Spacewell Germany Zukunft der Immobilienwirtschaft

Smart-Building von Jens Hoffstiepel

Die Umsetzung hybrider Arbeitsweisen mit einer Mischung aus Homeoffice, mobilem Arbeiten und Büroarbeit rückt bei Unternehmen und deren Mitarbeitern zunehmend in den Fokus. Nicht zuletzt hat auch die Pandemie ihren Beitrag dazu geleistet und den Beweis erbracht, dass besonders Büroarbeit und die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht unbedingt an einem festgelegten Ort und fixiert auf einen Arbeitsplatz stattfinden müssen. Unternehmen und ihre Mitarbeiter denken daher zunehmend flexible. Daher muss in Zukunft auch das Büro bzw. der Arbeitsplatz “flexibel nutzbar sein”. Das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen - denn etablierte Nutzungsmuster zu ändern und das Büro auf diese Veränderung vorzubereiten, d. h. es im Sinne neuer Arbeitsweisen richtig zu nutzen bzw. nutzen zu können ist für viele Neuland. Was sie dabei beachten müssen, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Wie steht es um die Büronutzung?  

Flexible Arbeitsplatznutzung und die dafür notwendige optimale Gestaltung von Büros werden zu einem immer wichtigeren Aspekt für den Alltag vieler Unternehmen. Denn Homeoffice-Konzepte, mobiles Arbeiten und Außendiensttätigkeiten sind heute an der Tagesordnung. Arbeitsplätze müssen zukünftig flexibel nutzbar gemacht werden, Flächen müssen angepasst und im Zuge einer geringeren Auslastung sowie der damit verbundenen Möglichkeit zu Kostenreduktion neu konzipierte und optimal genutzt werden. Für die Immobilienwirtschaft bedeutet das, dass sie die Entwicklung moderner, flexibel nutzbarer Büros auf der Agenda haben sollte und generell, dass Bestandsimmobilien bestmöglich den modernen Anforderungen von Unternehmen und deren Mitarbeitern angepasst werden müssen. 

Denn der übliche 9-to-5-Büroalltag an fünf Arbeitstagen in der Woche ist immer seltener – Unternehmen und ihr Büromanagement stehen damit vor völlig neue Herausforderungen, genauso auch die Anbieter von Büroimmobilien. In vielen Unternehmen ist es so, dass ca. 40 Prozent der Bürofläche an einem normalen Arbeitstag regelmäßig leer stehen und sie daher bei weitem nicht ausgelastet ist – das wird sich mitunter noch erweitern. Eine enorme und vor allem kostenintensive Verschwendung für das jeweilige Unternehmen. 

Performance auswerten und Nutzung optimieren 

Doch es gibt gute Nachrichten für die Unternehmen. Neuen Technologien, insbesondere Smart-Building-Systeme und das Internet of Things (IoT), sowie die dadurch entstandenen Möglichkeiten „intelligenter“ Gebäude haben die Immobiliennutzung in den letzten Jahren stark verändert. Sie wird immer digitaler – die Analyse- und dadurch auch die Optimierungsmöglichkeiten für Immobilien während der Nutzungsphase werden immer besser. Mithilfe smarter Technologien kann die „Performance” eines Büros heute besser denn je ausgewertet werden. Die Nutzung von Flächen kann daran ausgerichtet an die spezifischen Anforderungen von Unternehmen und deren Mitarbeitern angepasst werden. Die unkomplizierte Buchung von Arbeitsplätzen oder Räumen sowie eine optimale Analyse der Büroauslastung (einerseits mit Echtzeitdaten für eine Live-Ansicht und andererseits mithilfe von Datenauswertungen der letzten Tage, Wochen, Monate) unterstützen beim Büromanagement und der dadurch möglichen Reduktion von Flächen und somit der Einsparung von Kosten. 

Sensoren erfassen Nutzerverhalten und Software analysiert es 

Mit der vermehrten Nutzung smarter Technologien, wie beispielsweise in Gebäuden verbauten Sensoren, die in Verbindung mit Softwarelösungen für die Datenanalyse wie z. B. Cobundu eingesetzt werden können, lässt sich eine nutzerfreundliche Datenerfassung und -auswertung erstellen - sei es zur Präsenzmessung oder der Analyse der Raumluft mit Werten für CO2-Gehalt, Temperatur- und Luftfeuchtigkeit. Neben der Verbesserung der Büronutzung, z. B. der Erstellung Raumplänen anhand mit Software optimierter Belegungsanalysen oder ein spezifisches Energiemanagement, erwirkt das System auch die gesundheitlich sichere Nutzung von Büros.  

Entwickler von Immobilien bzw. das Immobilienmanagement können dazu heute ihren Beitrag leisten, indem sie Technologien, wie beispielsweise verknüpfte Sensoren, die mit einer entsprechenden Software verbunden sind, einplanen und installieren. Mithilfe dieser Kombination aus IoT-fähigen Technologien und der entsprechenden Software für Flächenoptimierung kann folglich analysiert werden, wie Büros genutzt werden – und das, wenn gewollt, auch in Echtzeit. Wo halten sich Mitarbeiter beispielsweise häufig auf welche bestimmten Bereiche einer Immobilie oder eines Büros werden besonders häufig und intensiv nutzen. 

Informationen über Nutzung von Flächen  

Das Immobilienmanagement bzw. das Unternehmen, welches das Büro angemietet hat, erhält auf diese Weise wichtige Informationen, um die Auslastung des Büros optimal zu koordinieren und die Produktivität der Büronutzung fördern zu können. Für die Immobilienunternehmen ein überzeugendes Argument, um ihre Bestandsimmobilien effektiv zu vermarkten und ihr Portfolio auszubauen – evtl. schafft man es, mit optimierter Flächenplanung aus einem Büro zwei zu machen. Denn für die Mieter liefert ein derartiges Werkzeug einen großen Mehrwert, indem es auf Grundlage der gesammelten Daten Analysen schafft, um die Flächennutzung in Büroimmobilien exakt zu koordinieren und damit dazu beiträgt, langfristig Fläche und somit Kosten zu sparen. 

Einsparmöglichkeiten ergeben sich dabei beispielsweise zudem durch die Nutzung der Technologie beim Energieverbrauch und beim Facility Management. Räume, in denen ein entsprechender Sensor keine Nutzung meldet, müssen beispielsweise nicht beheizt bzw. klimatisiert und am Ende des Tages auch nicht gereinigt werden. 

Die Technik sollte auch flexibel sein 

Um Immobilien und Büros jedoch den Gegebenheiten des flexiblen Arbeitsplatzes anzupassen, letzten Endes Kosten zu sparen und optimale Bedingungen für eine produktive Nutzung sowie produktives Arbeiten zu schaffen, müssen Unternehmen, Immobilienentwickler oder Immobilienmanagement bestenfalls die entsprechenden Vorkehrungen treffen. Die Erfassung von Daten ist eine Quelle des gesamten Mehrwertes. Soll das Smart-Building-System mit Echtzeitdaten arbeiten, erfordern die verbauten Sensoren eine Anbindung an das IoT mithilfe einer passenden Infrastruktur. Diese sollte spezifische Anforderungen an Geschwindigkeit und Volumen der auszutauschenden Datenmenge, die benötigte Reichweite sowie die geeigneten Transportmedien (Draht, Funk) und die zur Verfügung stehenden Energiequellen erfüllen.  

In der Realität lässt sich das in der Regel nicht mit einer einzigen Technologie verwirklichen, vielmehr sind hybride Systeme die Lösung, die sich meist aus einigen Kernelementen zusammensetzen - Softwarelösungen zur Auswertung der gesammelten Daten, wie Cobundu, können sowohl komplett ohne Sensoren genutzt werden als auch mit den Sensoren und Empfängern unterschiedlichster Hersteller verbunden werden. 

Das ist wichtig, denn über 90 Prozent der verwalteten Immobilien sind Bestandsimmobilien. Für die Nachrüstung einer umfassenden digitalen Infrastruktur kommen deshalb vor allem drahtlose Lösungen infrage. Nur dadurch stehen der Kosteneinsatz und der zukünftig erbrachte Nutzen der Lösung im Verhältnis. Die technische Grundlage sind Funksensoren, die die benötigten Daten von zahlreichen Punkten im Gebäude liefern. Ein IoT-Gateway, also ein zentrales Schaltgerät, vernetzt diese Sensoren über das Internet mit cloudbasierten Plattformen, wie Cobundu. Hier werden die Daten gesammelt und den Bedürfnissen und den Einstellungen der Nutzer entsprechend aufbereitet. 

Mit den neuen Technologien modernen Anforderungen anpassen 

Unternehmen sollten sich den neuen Anforderungen nicht verschließen und die Trends mit in ihre Zukunftsplanung aufnehmen.  Der Einsatz der smarten Technologien in Büros erlaubt Unternehmen, ihre Fläche oder sogar ganze Portfolios proaktiv zu managen – ganz gleich, welches Ziel sie verfolgen. Mit den wichtigsten Messgrößen zur Büronutzung- bzw. auslastung, können sie zu jeder Zeit besser und schneller fundierte Entscheidungen treffen. 

Die Nutzung von riesigen Großraumbüros wird es zukünftig wohl genauso wenig geben, wie die Nutzung von „Zellenbüros“. Mit den hybriden Arbeitsweisen werden sich Konzepte, wie „Open Space“, ”Fex Desk” weitere durchsetzen und den Mitarbeitern von Unternehmen gewähren, in einem Büro dort zu arbeiten, wo sie möchten. Den entsprechenden Service, also die Nutzung der verschiedenen Flächen in solchen Bürokonzepten zu analysieren, anbieten zu können und so die benötige Fläche dem Mieternutzen anzupassen oder die Energieversorgung bzw. das Facility Management kostensparend steuern zu können wird ein unerlässlicher Mehrwert für jedes Immobilienunternehmen. 

Topics: Smart-Building


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