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Qualität vor Quantität - effektives Datenmanagement in der Immobilienwirtschaft

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 21. November 2018 11:23:00 MEZ

Datenmanagement

Management & Verwaltung von Jens Hoffstiepel

Die Gewinnung von Daten ist heute für Unternehmen fast aller Wirtschaftszweige ein äußerst interessantes und wichtiges Thema - sei es für die Optimierung des unternehmenseigenen Dienstleistungsangebotes, für die Schaltung individueller konsumentenbezogener Werbung oder aber sogar als eigenes Geschäftsfeld - dem Handel mit Daten. Mit Blick auf diese Möglichkeiten entsteht für die Immobilienwirtschaft ein riesiges Potenzial, das den Unternehmen als zusätzliches wirtschaftliches Standbein dienen könnte. Denn in der Immobilienwirtschaft werden Unmengen an Daten generiert, die sowohl für die Optimierung der eigenen Arbeit als auch für andere Unternehmen sehr wertvoll sein können. Ein gutes und praktikables Datenmanagement wird daher immer wichtiger. Wovon dabei die Rede ist und wie besonders Sie, aber auch andere Unternehmen von Ihren Daten profitieren können, erfahren Sie in folgendem Artikel.

Was ist Datenmanagement? 

Definiert wird Datenmanagement als die Zusammenführung aller methodischen, konzeptionellen, organisatorischen und technischen Maßnahmen sowie Verfahren für den Umgang mit der Ressource Daten. Das übergeordnete Ziel dabei sollte sein, die Daten mit maximalem Nutzungspotenzial in Geschäftsprozesse einzubringen und im laufenden Betrieb deren optimale Nutzung zu gewährleisten. Darüber hinaus muss ein professionelles Datenmanagement auch die Aspekte der Daten-/Informationsqualität und des Datenschutzes berücksichtigen - im Zuge der DSGVO ist gerade der Faktor Datenschutz momentan ein viel beachtetes Thema.   

Daten in der Immobilienwirtschaft 

Der Umgang mit Daten, dabei häufig personenbezogenen Daten, ist in der Immobilienwirtschaft an der Tagesordnung. Die Namen von Mietern mit den dazugehörigen Kontakt- und sogar Bankdaten sind die üblichen Informationen, die ein Immobilienmanagement von seinen Kunden (Mietern) benötigt und speichert, um z.B. (Miet-)Verträge aufzusetzen sowie Zahlungen zu automatisieren oder Meldungen zu bearbeiten. Aber auch die abgelegten oder bestenfalls digital gespeicherten Dokumente gehören zu der großen Datensammlung, die Unternehmen der Immobilienwirtschaft organisieren müssen. All diese Daten sollten daher einerseits sicher und andererseits schnell wiederauffindbar abgelegt werden. 

Das effektive Management dieser Daten kann heutzutage im Idealfall digital mit einer Software für das Immobilienmanagement abgebildet werden, die für die dieses Jahr in Kraft getretene DSGVO zertifiziert ist. Mit derartigen Lösungen sind alle Daten schnell wieder auffindbar und die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen zur Speicherung, Aufbewahrung, Auskunftspflicht und Löschung von personenbezogenen Daten, können eingehalten werden. Informationen zu einer Person können problemlos abgelegt, mit Notizen versehen und wiederaufgefunden werden, um gegebenenfalls dem in Art.17 der EU-DSGVO festgehaltenen “Recht auf Löschung” nachzukommen oder schnelle Auskunft über die gesammelten Daten erteilen und das in Art.15 der EU-DSGVO formulierten “Auskunftsrecht der betroffenen Person” gewährleisten zu können. Gleichzeitig könnte für die Daten einer Person ein “Verfallsdatum” bzw. ein Hinweis auf Löschung oder gegebenenfalls der Einholung einer neuen Einwilligungserklärung für die Datennutzung zu einem bestimmten Zeitpunkt hinterlegt werden – auf diese Weise sind Unternehmen der Immobilienwirtschaft schon gegen einige Hürden der DSGVO abgesichert. 

Big Data – sind immer mehr Daten sinnvoll?  

Aufgrund der smarten Technologien gesellen sich jedoch besonders in Immobilienunternehmen immer mehr Daten zu der Sammlung, die sich als wertvolle Informationen darstellen. Seien es Informationen zu Gebäuden aus BIM-Planungsmodellen, mittels Smart-Home Technologien übermittelte Verbrauchsdaten für Strom und Heizung oder aber durch Sensorik oder mobile Endgeräte erfasste Bewegungsprofile sowohl in Privat- als auch Gewerbeimmobilien oder Bürokomplexen - wenn die Datenmengen in Folge dieser Informationsflut immer größer werden, ist die Rede von Big Data. Die Herausforderung besteht darin, diese große Menge an unterschiedlichen Daten so einzuordnen und zu kombinieren, dass sie einen wirklichen Mehrwert mit sich bringen. Denn es ist Fakt, dass Daten für sich allein nur wenig Wert besitzen, erst durch ihre Analyse und die Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse für Entscheidungen bringen sie Ergebnisse. So viele Daten im Sinne von Big Data auch gewonnen werden, letztendlich zählen für die Immobilienwirtschaft zwei Attribute - so gilt “Qualität vor Quantität” und die Nutzung bzw. Weiterverarbeitung der Daten, muss nicht nur technisch möglich, sondern auch rechtlich erlaubt sein. 

Was macht Daten wertvoll? Qualität vor Quantität 

Aber was macht Daten so wertvoll? Ihre Quelle? Ihre Menge? Ihr Format? Der Wert hängt davon ab, was mit den Daten gemacht wird. Und der erste Schritt zur Freisetzung ihres Potenzials besteht im Datenmanagement. Daten aus BIM-Planungsmodellen sind gut einer Immobilie zuzuordnen - wo befindet sich welcher Schacht, wo ist welches Kabel verlegt oder wo ist der Standort einer technischen Anlage. Diese Daten lassen sich mit einer Software für das Immobilienmanagement leicht organisieren. Aber was ist mit anderen, z. B. variablen Daten. Frequenzanalysen dienen beispielsweise immer wieder der Bewertung von Standorten für den Einzelhandel. Sei es in Einkaufszentren oder aber in Fußgängerzonen. Neben der klassischen Methode, bei der mithilfe von Messgeräten lediglich festgestellt wird, wie viele Menschen zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort unterwegs sind, gibt es heute viel genauere Methoden. Die pure Anwesenheit einer Person sagt lange nichts über die Kaufabsicht oder Kaufkraft der Passanten aus – vielleicht läuft jemand gerade nur zum Bahnhof. 

Vielmehr kann heutzutage anhand in Immobilien integrierter Bewegungssensoren das Verhalten von Personen anonym aber punktgenau erfasst werden. An welchen Standorten bleiben Menschen beispielsweise länger stehen und wo halten sich die meisten Personen auf. Gleichzeitig können aufgrund der Nutzung mobiler Endgeräte genaue Bewegungsprofile von Personen erstellt sowie Schlüsse über deren finanziellen Hintergrund gezogen und später ausgewertet werden. 
Daten dieser Art stammen von App-Nutzern, die mit dem Download einer App der Verwendung ihres Standortes zugestimmt haben und darüber hinaus weitere ihrer personenbezogenen Daten preisgeben. So ist die Datenerhebung in beiden Fällen datenschutzrechtlich unbedenklich - einerseits durch die explizite Zustimmung bei der App-Nutzung und andererseits aufgrund der anonymisierten Erfassung durch Sensoren, bei der Personen nicht individuell zugeordnet werden können.  

Vorteile der Datensammlung 

Nach der Auswertung der gesammelten Informationen ist die Datengrundlage letztendlich so groß, dass sich daraus repräsentative Standortanalysen für verwaltete Immobilien erstellen lassen. Unternehmen der Immobilienwirtschaft können mit dieser Datensammlung ihr eigenes Dienstleistungsangebot optimieren und für die Entwicklung von Immobilienkonzepten oder für potenzielle Mieter, wie Einzelhändler, die eine Filiale in einem Einkaufszentrum planen, mithilfe der modernen Technologien und der gesammelten qualitativ hochwertigen Daten eine weitaus größere Entscheidungsgrundlage liefern. 

Einen großen Mehrwert für gezielt gesteuerte Dienstleistungen und damit einhergehender Kostenersparnis bei der Verwaltung von Bürokomplexen liefern die mithilfe von Sensorik erfassten Daten. Messen verbaute Sensoren die Nutzung eines Büros aufgrund eines Temperaturanstiegs oder Bewegungen, kann das Facility Management gezielt gesteuert werden, diesen Raum beispielsweise abends zu reinigen – nicht benutzte Büros könnten bei der Reinigung außen vorgelassen werden, um Kosten zu reduzieren. 
Mit der gleichen Methode können beispielsweise auch bei dem Konzept des flexiblen Büros Arbeitsplätze zugeteilt werden. Dabei haben Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz, sondern arbeiten regelmäßig an unterschiedlichen, ihnen zugewiesenen Plätzen, die gerade nicht in Benutzung sind. Das ermöglicht eine große Kostenersparnis für den Mieter, indem für Außendienstmitarbeiter, die nicht immer einen festen Arbeitsplatz benötigen, bei der Anmietung eines Büros z.B. auch kein fester Arbeitsplatz eingeplant werden muss. 

Zeitaufwand für Datenmanagement in Grenzen halten  

Alle gesammelten Daten wollen sicher und geordnet abgelegt und schließlich ausgewertet werden. Für Unternehmen ist dabei ein Standard wichtig, um den Zeitaufwand für das Datenmanagement in Grenzen zu halten, sei es bei der digitalen Organisation der Daten mit Excel oder aber einer Software für das Immobilienmanagement. Mit einer solchen, von allen Mitarbeitern genutzten Software sowie in der Software festgelegten Standardprozessen für alle Mitarbeiter eines Unternehmens mit Zugriff auf die Lösung können zudem auch die Daten der Kollegen verstanden und in die Auswertung miteinbezogen werden 

Aufgrund häufig fehlender Standards sowie nicht vorhandener digitaler Lösungen ist es aber leider noch immer so, dass in vielen Unternehmen der Immobilienbranche viel Zeit für das Suchen und Finden von Informationen aufgebracht werden muss. Dagegen helfen definierte Regeln, um Standards und besonders die heute wichtigen datenschutzrechtlichen Verantwortungen einzuhalten. Einige solcher Regeln sind beispielsweise:  

  • Dokumentieren Sie Datenverarbeitungsschritte 
  • Definieren Sie Prozesse 
  • Legen Sie eine Datenstruktur fest und definieren Metadaten 
  • Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf die Daten haben 
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Datenqualität 
  • Benennen Sie einen Verantwortlichen für die Sicherung der Datenqualität und der Risikovermeidung 
  • Schützen Sie personenbezogene Daten 
  • Schützen Sie die Daten gegen Verlust und stellen Sie den Zugriff und die Lesbarkeit sicher 

Datenmanagement und die DSGVO 

Besonders im Zusammenhang mit der in diesem Jahr in Kraft getretenen DSGVO, ist das Sammeln sowie die Verwaltung von Daten ein beherrschendes Thema - dabei ist insbesondere der Umgang mit bzw. der Schutz von personenbezogenen Daten in den Fokus der Öffentlichkeit geraten. Unter diesen personenbezogenen Daten versteht man grob gesagt, all jene Daten, die eine Person identifizierbar machen - darunter fällt beispielsweise der Name aber auch die Anschrift, E-Mail-Adresse oder sogar die IP-Adresse einer Person. Diese Daten gilt es besonders zu schützen. Daher stellt sich die Frage, welche Daten erhoben werden dürfen, was man intern im Unternehmen mit gewonnenen Daten machen darf und ob Daten sogar verkauft werden dürfen. Nur wenige Beispielfragen, die sich viele Unternehmen der Immobilienbranche derzeit stellen.  

Die personenbezogenen Daten gehören im Sinne des informellen Selbstbestimmungsrechts grundsätzlich der jeweiligen Person, von der sie erhoben wurden. Jeder Mensch gilt also als Eigentümer an seinen personenbezogenen Daten. Eine Verarbeitung der Informationen, auch personenbezogener Daten, ist jedoch zulässig, wenn es eine gesetzliche oder vertragliche Grundlage gibt oder wenn die Person bei der Datenerhebung der Nutzung bzw. einer Weiterverarbeitung der Daten für bestimmte Zwecke explizit zustimmt.  
Von den personenbezogenen Daten unterscheiden sich die Maschinen- oder Gerätedaten, die beispielsweise bei der oben erwähnten Nutzung von Sensoren anfallen. Bei diesen anfallenden Daten sollte vertraglich genauestens festgelegt werden, wem diese erhobenen Daten letztendlich gehören. Denn oft kommen bei diesen Geräten mehrere Eigentümer in Betracht, so beispielsweise der Gerätehersteller, der gleichzeitig noch einen Cloud-Dienst anbietet, die Nutzer, der Immobilienverwalter oder -eigentümer sowie etwaige Dienstleister. Allgemein sind diese Daten anonymisiert und gelten als nicht personenbezogen, es sei denn, die Nutzer sind über einen Login in eine App oder beispielsweise einen Schlüsselchip direkt mit den gesammelten Daten in Verbindung zu setzen. In diesen Fällen muss von den Personen einer expliziten Nutzung/Weiterverarbeitung der Daten zugestimmt werden. 

Datennutzung in der Immobilienwirtschaft 

Werden Daten in der Immobilienwirtschaft erhoben, gilt hier das gleiche Recht, wie in allen anderen Wirtschaftszweigen. Daten können für bestimmte Zwecke, wie die Verbesserung des Dienstleistungsangebotes oder zur individuell gestalteten Schaltung von Werbung verwendet werden, wenn über eine entsprechende Vereinbarung die Erlaubnis zur Nutzung der Daten eingeholt wurde - selbst einer Weitergabe/einem Verkauf der Daten könnte dann nichts entgegensprechen, wenn dies explizit in der Datenschutzvereinbarung aufgeführt wird. D. h., wenn Unternehmen der Immobilienwirtschaft beispielsweise über eine dem Mietvertrag beigefügte Erklärung zur Datennutzung eine Nutzungserlaubnis und ein Einverständnis zur Weitergabe der angegebenen Daten einholen, können Sie diese für die darin angegebenen Zwecke weiterverarbeiten. Ein Grund, darüber nachzudenken. 

Mehrwert der Daten nutzen 

Die Mehrwerte von Datensammlungen sollten die Unternehmen der Immobilienwirtschaft für sich nutzen. Letztendlich sollten die Gewinnung sowie die effektive Organisation von Daten und die damit einhergehenden Vorteile nicht nur ein äußerst interessantes und wichtiges Thema bleiben. Unternehmerisches Handeln ist gefragt, um Dienstleistungen zu optimieren und eventuell an einem neuen Geschäftsfeld teilzuhaben - Daten werden zukünftig immer mehr zu einem Wirtschaftsgut. Die Investitionen in moderne Methoden der Datenerhebung sowie eine Software für Immobilienmanagement, welche ein ordentliches Datenmanagement abbildet, können einen schnellen Mehrwert mit sich bringen, der sich für Unternehmen auszahlt. Mit den an die erhobenen und analysierten Daten angepassten Verbesserungen von Service und Dienstleistungen sowie der unter Umständen zusätzlich gegebenen Möglichkeit eines “Handels” mit Daten profitieren Unternehmen zweifach.

Topics: Management & Verwaltung


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