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Digitales Vermietungsmanagement – Wie Sie einen Kernprozess der Immobilienwirtschaft automatisieren können

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 19. September 2018 09:26:00 MESZ

Vermietungsmanagement

Digitales & Technologie von Jens Hoffstiepel

Eine hohe Auslastung der Bestandsobjekte, bestenfalls komplett ohne Leerstände, ist für jedes Immobilienmanagement ein zentraler Faktor, um eine gute Rendite für den Immobilienbesitzer zu erwirtschaften – sei es im Segment der Gewerbeimmobilien oder der Wohnungswirtschaft. Daran werden die Unternehmen der Branche in der Regel gemessen. Eine lange Mietdauer ist dafür genauso wichtig, wie eine schnelle Wiedervermietung von Bestandsimmobilien im Falle eines Leerstandes. Eine dementsprechend gute Expertise mit einer angemessenen Reputation, um Mieter zu halten und den Mandatsbestand bestenfalls auszubauen, schafft eine Immobilienverwaltung heute mit einem durchdachten Instandhaltungsmanagement und vor allem mit hoher Servicequalität sowie guten Dienstleistungen für Immobilieneigentümer und Mieter. Dieser Prozess beginnt schon ziemlich früh - nämlich mit optimalen Vermietungsprozessen. Aus diesem Grund stellt das Vermietungs- bzw. Mietmanagement eine zentrale Aufgabe im Arbeitsalltag eines Immobilienmanagers dar. Wie dieser Arbeitsbereich in jeder Immobilienverwaltung optimiert und effektiv abgebildet werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Neuvermietung als zentrale Aufgabe

Die Neuvermietung von Immobilien ist oft eine zeitraubende Aufgabe für jede Immobilienverwaltung. In Ballungszentren verknappt sich die Ressource “Wohnen” aufgrund von nachgefragten Märkten und Wohnungsmangel zunehmend und Immobilienverwaltungen müssen sich mit einer übermäßigen Anzahl an Anfragen auf Inserate auseinandersetzen. Im Gegensatz dazu sind viele Immobilien in ländlichen Regionen von Leerstand bedroht und die Suche nach Mietern ist mit großem Aufwand verbunden. Egal, in welcher Region, dieser Prozess muss neben den alltäglichen Aufgaben, wie der Pflege von Beziehungen zu aktuellen Bestandsmietern mit entsprechendem Service und Dienstleistungen, regelmäßig abgebildet werden. Dabei ist er äußerst vielfältig und mit vielen Arbeitsschritten verbunden. Er beginnt schon mit dem Inserieren einer Immobilie, geht über die Auswahl eines Neumieters mit der Erledigung aller folgenden Vertragsdetails, bis hin zur Pflege der Daten und der späteren Kündigung eines Mietverhältnisses. Für diesen gesamten Zyklus gibt es heute viel Automatisierungs- und Optimierungspotenzial - dabei unterstützen digitale Lösungen effektiv. Die Kombination aus Software für das Management von Immobilien mit integriertem CRM-System für die Abbildung des Vermietungsprozesses organisiert den gesamten Ablauf einer Neuvermietungen effektiv und zuverlässig.

Automatisierter Vermietungsprozess mit digitalen Lösungen

Mit derartigen Lösungen wird eine Möglichkeit geschaffen, mit der Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft einen wichtigen Schritt hin zu einer nahezu kompletten Digitalisierung eines Kernprozesses der kaufmännischen Immobilienverwaltung machen können - der nahezu vollständigen Automatisierung von Vermietungsprozessen mit einer integrierten Verwaltung aller Interessenten. Um diesen Vorgang in die Praxis umzusetzen, bedarf es des Zusammenspiels der oben genannten unterschiedlichen Prozessbeteiligten – einer schnittstellenoffenen ERP-Software für das Immobilienmanagement und einer integrierbaren CRM-Lösung für die Immobilienwirtschaft - diese Kombination ermöglicht es, die Vermietung einer Immobilie digital und nahezu vollkommen automatisiert abzubilden.

Besonders bei der Vermietung von Immobilien in Metropolen und beispielsweise Studentenstädten sowie anderen stark nachgefragten Regionen mit vielen Mietinteressenten, hilft ein solches System dabei, einen Vermietungsprozess zu erzeugen sowie den passenden Mieter unter einer Masse an Bewerbern zu filtern und zu finden - eine Vielzahl von Anfragen kann simpel organisiert und bearbeitetet werden – der gesamte Prozess wird beschleunigt. Im Gegensatz dazu wird einem Mangel an Bewerbern in von Leerstand bedrohten Gebieten durch kurze Reaktionszeiten und der geschickten Organisation von Mietinteressenten und deren Anforderungen entgegengewirkt.

Wie funktioniert der Vermietungsprozess?

Immobilienportale können mit dem kombinierten System direkt aus der Software für das Immobilienmanagement befüllt werden. Dafür kann bereits mit der Kündigung eines Mietverhältnisses der Prozess einer Neuvermietung mit nur wenige Mausklicks in Gang gesetzt werden. Auf Basis der in der Verwaltungssoftware vorliegenden Objektinformationen werden mühelos alle Stammdaten an das CRM-System und von dort in die gängigen Immobilienportale übertragen. Die Inserate bzw. Anzeigen können dabei außerdem ganz unkompliziert mit passenden Texten, dazugehörigen Fotos sowie allen relevanten Dokumenten und Daten direkt aus der Verwaltungssoftware ergänzt werden - sollte also keine Renovierung bzw. Instandsetzung des Mietobjektes geplant sein, offeriert das System folglich, dem möglichen Bezugstermin entsprechend, automatisch in den Immobilienportalen. 

Welcher Mieter für welche Immobilie?

Bis zu einem endgültigen Vertragsabschluss mit neuen Mietern fallen aber üblicherweise noch zahlreiche weitere Aufgaben an, die das im System integrierte Interessentenmanagement vereinfachen und beschleunigen kann. Mithilfe individuell gestaltbarer Formulare, eingesetzt in den Immobilienportalen oder aber für die Inserate auf der eigenen Website, können alle gewünschten Informationen über den Mietinteressenten abgefragt werden - somit kann eine Immobilienverwaltung sofort analysieren, wie viele und welche Anfragen auf ein Inserat passen. Nur den ausgewählten Interessenten kann darauf folgend direkt aus der Software ein Besichtigungstermin vorgeschlagen werden.

Gleichzeitig erkennt das System via eines eingestellten Datenabgleiches, ob ein bestimmter Mietinteressent bereits zu einem früheren Zeitpunkt Angebote der Immobilienverwaltung erhalten hat. Auf diese Weise bekommt man als Immobilienunternehmen, wenn nötig, alle gewünschten Informationen zu potenziellen Mietern - von der einfachen Abfrage der Kontaktdaten über das Arbeitsverhältnis des Interessenten bis hin zu seiner Liquidität. Die Formulare können dabei je nach Region mit bestimmten Schwerpunkten angelegt und individuell gestaltet werden. In stark nachgefragten Regionen beispielsweise mehrere Faktoren, um gut filtern zu können. Und in von Leerstand bedrohten Regionen weniger Faktoren, um die Hürde für den Interessenten nicht zu hoch zu gestallten. Integrierte Automatismen sichern Unternehmen dabei bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ab.

Daten weiter nutzen

Die abgefragten Daten von Interessenten gehen nicht sofort verloren. Unternehmen können diese nutzen, um gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt eine Immobilie aus dem Bestand direkt anbieten zu können. So kann die Vermietung von Bestandsobjekten in von Leerstand bedrohten Regionen gesteuert werden. Potenzielle Mietinteressenten, die sich schon ein Mal auf eine Wohnung beworben haben und sich daher noch im Datenbestand befinden, könnten beispielsweise direkt kontaktiert werden. Anhand des vormals geäußerten Interesses an einer bestimmten Wohnung und der vormals ausgefüllten Daten hat man dazu alle nötigen Informationen abgespeichert - wird eine ähnliche Wohnung im Bestand frei, kann diese sofort angeboten werden.

Informationen direkt aus der Software versenden

Mit nur wenigen Mausklicks können direkt aus dem System Besichtigungstermine vereinbart, Objektreservierungen versendet, Hinweise auf fehlende Unterlagen gegeben und Vermietungszusagen oder freundliche Absagen versendet werden. Die individuelle Gestaltung der E-Mails ist natürlich möglich. So können allen Nachrichten auf Wunsch mit weiteren Informationen, wie beispielsweise einem passenden Alternativvorschlag versehen werden.

Synergieeffekt der Lösung erhöht Automatisierungsgrad

Die Daten der ausgewählten Bewerber lassen sich innerhalb des Systems in beide Richtungen übertragen und weiterverarbeiten - so können beispielsweise in einem Softwaremodul für die Vertragsvorerfassung direkt Mietverträge erstellt und versendet werden. Darüber hinaus liefert die Lösung umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, mithilfe derer Sie Anfragen, Gesuche und Interessenten gezielt bewerten können. So gleicht das System beispielsweise auch Objekte, die Sie dem Markt neu zur Verfügung stellen, kontinuierlich mit den Portalgesuchen und Websiteanfragen von Interessenten ab und sendet eine Auswahl vorsortierter, qualifizierter Bewerberdaten zurück.

Mit digitalem Vermietungsmanagement den Arbeitsalltag optimieren 

Die intelligente Vernetzung der Verwaltungs- und Vermarktungssoftware sind der Schlüssel für die Optimierung des Vermietungsprozesses und sorgen für eine erhebliche Zeitersparnis und zudem eine vollkommen transparente Dokumentation von Vermietungsprozessen. Der gewünschte Automatisierungsgrad ist dabei kundenspezifisch einstellbar- so wird sich das Tool zu einer unverzichtbaren Unterstützung in der Immobilienverwaltung entwickeln.

Wie Sie eine derartige kombinierte Lösung im Alltag effektiv unterstützen kann, erfahren Sie auch in dem am 25.09.2018 um 14:00 Uhr angebotenen Webinar “Automatisierte Vermietungsprozesse mit integrierter Interessentenverwaltung - iX-Haus & immosolve”. Melden Sie sich hier an.

(Foto: Maurício Mascaro, www.pexels.com)

Topics: Digitales & Technologie


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