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Digitales Immobilienmanagement - auch kleine WEG profitabel verwalten

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 18. April 2018 14:01:45 MESZ

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Digitales & Technologie von Jens Hoffstiepel

Kleine Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) als Kunden sind bei Immobilienverwaltungen oft unbeliebt - so kommt es regelmäßig vor, dass Unternehmen aus dem Sektor der WEG/SEV-Verwalter das Mandat für kleinere WEG ablehnen, weil sich der Arbeitsaufwand aus ihrer Sicht wirtschaftlich nicht rechnet. Sie zu verwalten gilt in der Branche daher schlichtweg als unrentabel, weil der besagte Aufwand oft in keinem angemessenen Verhältnis zum Ertrag steht.
Doch
es kommt nur auf die richtige Herangehensweise an. Mithilfe moderner digitaler Lösungen für das Immobilienmanagement lässt sich der Arbeits- und Verwaltungsaufwand heute derart minimieren, dass auch die Verwaltung kleiner WEG profitabel für eine Immobilienverwaltung sein kann. Lesen Sie hier, wie auch die Verwaltung kleinerer WEG für Ihr Unternehmen lukrativ sein kann. 

Viel Potenzial bei der Verwaltung kleinerer WEG

Nach Ansicht vieler Unternehmen aus dem Immobilienmanagement und der Immobilienverwaltung sind die Kosten für die Verwaltung von kleinen Wohnungseigentumsgemeinschaften zu hoch denn generell ist der Aufwand für die Verwaltung kleiner WEG in Bezug auf Abrechnung, Eigentümerversammlung und Wirtschaftsplan genauso aufwendig wie die der Großen. Wie die Immobilienzeitung kürzlich berichtete, teilen etwa zwei Drittel der DDIV-Mitglieder (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter) diese Einschätzung in einer Umfrage des Verbands. Dabei bestehen nach Angaben des Statistischen Bundesamtes die meisten Mehrfamilienhäuser in Deutschland aus drei bis sechs Wohneinheiten. Ein vermeintlich großer Markt also, der viel Potenzial für Immobilienverwaltungen bietet.

Mit Softwarelösungen für das Immobilienmanagement rentabel arbeiten

Besonders die Tatsachen, dass gerade in kleineren WEG sehr aktive Eigentümer vertreten sind, die die Verwaltung auf Trab halten und sich unter den wenigen Eigentümern selten Leute für die Besetzung des Verwaltungsbeirats finden lassen, bedeutet oft mehr Arbeit für den Verwalter. Das Immobilienmanagement muss sich also für solche Fälle so aufstellen, dass trotz dieser Hürden rentabel mit solchen WEG gearbeitet wird. Dabei helfen heute die modernen Softwarelösungen für die Immobilienverwaltung – mit deren Hilfen können Unternehmen gleichzeitig ihren Servicestandard halten oder sogar hochfahren und den Arbeitsaufwand minimieren.  

Die überaus aktiven Eigentümer einer WEG können beispielsweise bei einer Schadensmeldung mithilfe eines in die Verwaltungssoftware integrierten Erweiterungsmoduls für die Organisation von Angebotsanfragen schnell und effektiv zufriedengestellt werden. Eins solches Tool unterstützt bei der schnellen und problemlosen Erstellung von Angebotsanfragen. Damit gibt man für eine Schadensmeldung, die ein Angebot vor Beauftragung erfordert, sofort eine Anfrage für ein solches Angebot an den Handwerker bzw. Dienstleister weiter. Gleichzeitig besteht natürlich die Möglichkeit, alle eingegangenen Angebotspreise zu hinterlegen und den Rücklauf zu überwachen - der gesamte Bearbeitungsverlauf der Meldungen, Angebotsanfragen und Auftge wird über die Historie dokumentiert. Ein integriertes Terminmanagement ermöglicht zudem die Überwachung aller Termine und alle Mitarbeiter können jederzeit alle Daten abrufen und nach Bedarf Auswertungen zur weiteren Bearbeitung exportieren.

Vorteile bei der WEG-Verwaltung mit digitalen Lösungen

Zusätzlich lässt sich viel Zeit sparen, wenn einer Immobilienverwaltung vonseiten der Eigentümer Lastschriftmandate für Abbuchungen erteilt werden und die Abrechnung zukünftig über ein E-Banking-System weitestgehend automatisiert organisiert werden kann.  Einen großen Anteil der investierten Zeit nehmen zudem oft Aufgaben, wie der Schriftwechsel mit dem dazugehörigen Postversand und viele andere wiederkehrende Geschäftsprozesse ein. Die heute vielfältigen Möglichkeiten, all diese Prozesse digital abzuarbeiten, steigert die Effektivität ungemein und verringert dadurch den Arbeitsaufwand. Mithilfe von digitalen Mieterportalen sst sich beispielsweise der gesamte Schriftverkehr schnell und unproblematisch bewerkstelligen - versenden Sie beispielsweise die Einladung für die nächste WEG-Versammlung mit nur wenigen Mausklicks und lassen sich die Teilnahme der Beteiligten direkt in dem Portal bestätigen.

Austausch von Dokumenten mit Eigentümern und Handwerkern via Mieterportal

Das funktioniert aber nicht nur mit den Einladungen zur WEG-Versammlung, sondern auch mit anderen wichtigen Dokumenten, wie beispielsweise Jahresabrechnungen – die mit der Verwaltungssoftware erstelle Abrechnung kann, wie alle weiteren Dokumente, problemlos über die Plattform zum Abruf bereitgestellt werden. Durch diese digitale Kommunikation mit den Eigentümern werden die oft auftretenden redundanten Kundenkontakte vermieden und der Aufwand für den Verwalter kann deutlich effizienter gestaltet und damit minimiert werden. Dazu kommt, dass Immobilienverwaltungen mit der Nutzung solcher Serviceportale auch bei der Kommunikation mit Handwerkern die Effizienz in gleichem Maße erhöhen. Beispielsweise können die Eigentümer einer WEG online im Serviceportal einen Schaden melden, über den der zuständige Verwalter umgehend automatisch informiert wird. Dieser wiederum kann den Schaden direkt mit wenigen Klicks bei einem bereits hinterlegten, für diese Immobilie zuständigen Handwerker melden, der dann per E-Mail benachrichtigt wird. Diese Automatisierung bringt nicht nur nicht nur eine Steigerung der Effizienz, sondern auch der Transparenz sowie des Services mit sich sowohl die Immobilienverwaltung als auch der Eigentümer werden über den gesamten Prozess auf dem Laufenden gehalten sowie informiert und können jederzeit den aktuellen Stand der Schadensmeldung einsehen.

Alle technischen Anlagen im Überblick

Bei der Verwaltung solcher Immobilien geht es zudem oft um die Wartung bzw. Fragen zur Ausrüstung der technischen Anlagen wie z.B. Heizungsanlagen, Fotovoltaik oder Blockheizkraftwerke und dabei um den Wartungsbedarf und Sanierungsaufwand sowie um mögliche Versicherungsschäden. Auch dabei unterstützen die heutigen technischen Möglichkeiten. Besondere Erweiterungsmodule in der Software für das Immobilienmanagement erfassen alle Daten der Gebäudetechnik der Immobilien zentral und übersichtlich. Auf diese Weise hat man einen steten Überblick über alle Wartungsintervalle der technischen Anlagen und kann notfalls direkt aus der Software alle nötigen Maßnahmen ergreifen.

Kleinere WEG verwalten und Digitalisierung refinanzieren

Es kann sich also für Immobilienverwaltungen lohnen auch Mandate für kleinere WEG zu übernehmen und diese mit der Unterstützung digitaler Systeme zu verwalten. Das Potenzial ist da und mit einer neuen diesbezüglichen betriebs- und objektbezogenen Kalkulation kann die in vielen Immobilienverwaltungen noch erforderliche Digitalisierung von Prozessen refinanziert werden. Schon bei dieser Kalkulation können digitale Systeme bei einer entsprechenden, korrekten Ermittlung von Verwaltergebühren unterstützen, indem sie diesen Prozess automatisieren und bereits an dieser Stelle zu einer signifikanten Zeitersparnis führen. Bei der erstmaligen Anlage der Berechnungsgrundlagen kann man die Vorgaben für die Ermittlung der Gebühr über Regeln eingeben und diese folglich den einzelnen Objekten zuordnen - dabei besteht die Möglichkeit, eine Objektmindestgebühr einzurichten, die angesetzt wird, wenn der automatisch errechnete Betrag unter der von Ihnen angestrebten Mindestgebühr liegt. 

So besteht schon vom ersten Moment einer möglichen Mandat Übernahme der Vorteil, nicht nur einer Vereinfachung der wiederkehrenden Arbeitsschritte für die WEG-Verwaltung, sondern steigert zudem die Qualität der Dienstleistung einer gesamten Immobilienverwaltung – inklusive einer neuen Motivation für alle Mitarbeiter. Nicht nur mit dem Bezug auf die Verwaltung kleiner WEG ist es also wichtig, dass sich die Unternehmen der Immobilienverwaltung auf die digitale Zukunft vorbereiten - steigern Sie die Effektivität all Ihrer Prozesse und sichern Sie die Zukunft ihres Unternehmens, ohne von den vielleicht schon digitalisierten Konkurrenten der Branche abgehängt zu werden.

Bildquelle: qimono, pixabay.com

Topics: Digitales & Technologie


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