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Digitales Gewährleistungsmanagement – Wie die Immobilienwirtschaft Mängelbeseitigung steuern, koordinieren und dokumentieren kann

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 19. Juli 2017 14:35:33 MESZ

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Digitales & Technologie von Jens Hoffstiepel

Ob bei einem Neubau, einer Sanierung oder dem Eigentümerwechsel einer Immobilie: Nach der Übergabe ist eine sorgfältige Abnahme, Begutachtung und Überprüfung der Gebäude extrem wichtig. Nur dann hat man die Sicherheit eventuelle Schäden oder Mängel an den Gebäuden während der Gewährleistungsfrist ausbessern zu lassen. Die einwandfreie Dokumentation aller Schäden und Mängel ist hierzu unerlässlich. Hier lesen Sie, wie Sie das Gewährleistungsmanagement stets im Blick haben und so die Qualitäts- und Werterhaltung Ihrer Immobilien sichern immer auf sicherer Seite sind.

Sowohl die Akteure der Immobilienwirtschaft als auch private Bauherren haben regelmäßig mit Baumaßnahmen an ihren Bestandsimmobilien oder mit der Fertigstellung von Neubauten zu tun. Nicht selten haben sie dabei mit nachlässig ausgeführten Arbeiten zu kämpfen – bei der förmlichen Abnahme tauchen demnach immer wieder umfängliche Mängel auf, welche innerhalb der Gewährleistungsfrist von fünf Jahren vom jeweiligen Bauunternehmen oder Handwerker ausgebessert werden müssen. Die Umsetzung und Überwachung von Bauprojekten sowie die rechtssichere Begutachtung nach Fertigstellung ist daher immer eine aufwendige und zeitraubende Angelegenheit.

Gewährleistungsverfolgung bestmöglich optimieren

Bei der Abnahme durch die Bauherren bzw. einem beauftragten Gutachter sollten alle auftretenden Mängel stets gut dokumentiert werden. Von der Aufnahme und Verwaltung dieser Mängel in übersichtlichen Mängellisten mit Fotos, Notizen und Markierungen im Bauplan, über die Kommunikation mit Mängelverursachern sowie weiteren Prozessbeteiligten, bis hin zu einer Abschlussdokumentation bedeutet Gewährleistungsverfolgung bei Bauprojekten einen immensen Zeitaufwand. Hinzu kommt teilweise auch noch das Management der von Banken oder Versicherungen übertragenen Gewährleistungsbürgschaften. Insbesondere für Akteure der Immobilienwirtschaft, wie Wohnungsunternehmen oder Immobilienverwaltern mit ihren vielen Objekten, gilt daher, diese Prozesse bestmöglich zu optimieren.

Das bedeutet nicht nur, dass alle Mängel schnellstmöglich ausgebessert werden müssen - denn ungenutzter Raum bedeutet gerade für Immobilienunternehmen, finanzielle Einbußen hinnehmen zu müssen - es muss auch eine ausreichende Dokumentation vorliegen, um bei möglichen Rechtsstreitigkeiten adäquat handeln zu können. Bestenfalls sollten Unternehmen stets einen Überblick über alle laufenden Gewährleistungen sowie die übertragenen Bürgschaften abrufen können, geordnet nach Objekten oder Status der Mängelbeseitigung. Dies kann heutzutage viel effizienter ablaufen als mit einer veralteten Verwaltung offener Punkte in einer Excel-Tabelle.

Softwarelösungen können bei der Prozessoptimierung helfen

Mithilfe von Softwarelösungen kann das Gewährleistungsmanagement digital abgebildet sowie eine übersichtliche Dokumentenverwaltung für eine spätere Dokumentation organisiert werden. Von der ersten Mängelerfassung bis hin zur Fertigstellung kann hier alles geordnet zusammengetragen werden. Gezielt für ein Objekt oder eine bestimmte Gewährleistung können Fotos, Verträge, Informationen zu Bürgschaften und viele weitere Angaben hinterlegt werden. Mit einem Klick oder einer kurzen Suche sind diese dann schnell und unkompliziert für alle freigegebenen Beteiligten abrufbar. Es wird eine Plattform geschaffen, auf die alle Prozessbeteiligten Zugriff haben, diese verknüpft und dabei hilft, stets den gesamten Verlauf einer Gewährleistung zu dokumentieren sowie einen Überblick über alle Baumängel und deren Status zu behalten.

Mit der Möglichkeit, beispielsweise Terminerinnerungen für Gewährleistungsfristen zu erstellen oder eine Wiedervorlage für nötige, fehlende Dokumente anzulegen, hilft eine solche Software dabei, das gesamte Gewährleistungsmanagement zu optimieren und einen schnellen Ablauf der anstehenden Mängelbeseitigungen innerhalb der Gewährleistungsfrist zu sichern. Von Banken oder Versicherungen übertragene Gewährleistungsbürgschaften können komfortabel und systematisiert organisiert werden – dabei kann zwischen fehlenden, vorliegenden und entnommenen Bürgschaften differenziert werden.


Diese Funktionalitäten können beim Gewährleistungsmanagement hilfreich sein:

Gewährleistungsmanagement

  • Dokumentation abnahmeverhindernder Mängel
  • Historisierung bereits erfolgter (Teil-) Abnahmen
  • Anlage von Mängelrügen und Fristen
  • Dokumentation von Fertigstellungsmeldung
  • Übersicht kurzfristig auslaufender Gewährleistungsfristen
  • Bürgschaftsverwaltung für Baumaßnahmen
    • Anzeige fehlender vereinbarter Bürgschaften
    • Anzeige vorliegender Bürgschaften
    • Anzeige entnommener Bürgschaften

Enorme Zeitersparnis und Entlastung beim Gewährleistungsmanagement

Gerade der Immobilienwirtschaft verschafft die Arbeit mit solchen Programmen für das Gewährleistungsmanagement sowie die Verwaltung der Bürgschaften enorme Zeitersparnis und Entlastung bei Reportings sowie der Kommunikation zwischen Prozessbeteiligten. Dementsprechend wird eine optimale Lösung geboten, eine schnelle Mängelbeseitigung zu steuern, zu koordinieren und zu dokumentieren.

Topics: Digitales & Technologie


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