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Augen auf bei der Wahl des (Immobilien)-Managers – Kapitalverwaltungsgesellschaften müssen vorsichtig sein

Eingestellt von Redaktion am 30. Oktober 2018 10:22:05 MEZ

Digitales Immobilienmanagement für KVG

Management & Verwaltung von Redaktion

Die Investition in Immobilien ist aufgrund der derzeitigen Niedrigzinsphase bei den Kreditinstituten ein beliebtes Anlagemodell. Bei derartigen Geldanlagen kommen häufig Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVG) ins Spiel. Die KVGs übernehmen viele der anfallenden Verwaltungsaufgaben für Investmentvermögen wie etwa Aktien- oder Immobilienfonds. Besonders für eine gute Rendite bei der Investition in Immobilien sind die ordentliche Verwaltung und der Werterhalt der Investitionsgegenstände, hier also Immobilien, wichtig. Diese Aufgaben lagern KVGs daher häufig an professionelle Immobilienmanager bzw. Immobilienverwalter aus – diese Auslagerung ist jedoch an hohe Anforderungen geknüpft. Worum es sich dabei handelt, haben wir im folgenden Artikel zusammengefasst.

Was ist eine Kapitalverwaltungsgesellschaft? 

Eine Kapitalverwaltungsgesellschaft (KVG) ist gemäß § 17 Kapitalanlagegesetzbuch ein „Unternehmen mit satzungsmäßigem Sitz und Hauptverwaltung im Inland, deren Geschäftsbetrieb darauf gerichtet ist, inländische Investmentvermögen, EU-Investmentvermögen oder ausländische “Alternativen Investmentfonds(AIF) zu verwalten.” Dabei liegt die Verwaltung eines Investmentvermögens vor, wenn mindestens die Portfolioverwaltung oder das Risikomanagement für ein oder mehrerer Investmentvermögen erbracht wird. Hier kann es sich um einen Organismus für gemeinsame Anlagen in Wertpapiere (OGAW) oder einen Alternativen Investmentfonds (AIF), wie beispielsweise einen Immobilienfonds, handeln. Allein für die Lizenzierung zur Verwaltung der von Kapitalverwaltungsgesellschaften angebotenen Produkte, wie Immobilienfonds müssen KVGs umfangreiche Pflichten nach dem Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) erfüllen, um letztendlich die Zulassung von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zu erhalten. Andere Anbieter von Investmentfonds, Asset-Manager oder Vermögensverwalter, die über keine eigene KVG-Lizenz verfügen, aber dennoch Produkte an den Markt bringen wollen, können hier auf externe Dienstleister mit einer KVG-Lizenz zurückgreifen – diese “Weitergabe” wird dann als "Service-KVG" bezeichnet. 

Immobilienverwaltung als zu große Herausforderung – Outsourcing als Option 

Egal von welcher KVG für den Bereich der Investition in Immobilien wir hier reden, alle stehen vor der gleichen Herausforderung – der Auswahl und der Vergabe eines Mandates für die Verwaltung der Immobilien. Denn die professionelle Verwaltung von Immobilien kann eine auf Investitionen und Finanzen spezialisierte Kapitalverwaltungsgesellschaften oft nicht leisten – gerade bei hochwertigen Investitionsobjekten müssen dafür Immobilienverwaltungen mit Erfahrung ans Werk. Wenn Kapitalverwaltungsgesellschaften externe Unterstützung, also Immobilienmanager bzw. Immobilienverwalter, unter Vertrag nehmen wollen, werden diese zu sogenannten Auslagerungsunternehmen - und an diese Auslagerung knüpft die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht wiederum hohe Anforderungen an interne Kontrollsysteme und Compliancemaßnahmen.  

Die richtige Auswahl des Immobilienmanagers zu treffen ist für Kapitalverwaltungsgesellschaften mit dem Hintergrund der Auflagen und hohen Anforderungen schwierig. Mit der letztendlichen Beauftragung eines geeigneten Immobilienmanagers steht für eine KVG viel auf dem Spiel. Arbeiten KVGs bei der Auswahl nicht sorgfältig, müssen sie unter Umständen selbst dafür haften, wenn sich ein Dienstleister etwas zuschulden kommen lässt, sodass sie mit Restriktionen durch die BaFin rechnen müssen, die beispielsweise bis zu Entzug der Lizenz führen können. Die beauftragten Unternehmen sollten daher genau überprüft werden, um nicht selbst in die Haftung zu geraten, wenn externe Dienstleister einen Rechtsverstoß begehen. Hinzu kommt das bei schlecht erbrachten Dienstleistungen entstehende Risiko eines oft einhergehenden Image- und Reputationsverlustes, der dazu führen könnte, dass Investoren und Anleger ihre Gelder aus den Fonds ziehen. 

Bedingungen für die Ausgliederung von Aufgaben 

Entscheidet sich die KVG für eine Ausgliederung von Aufgaben an eine Immobilienverwaltung, die sie ansonsten selbst erbringen müsste, muss sie diese bei der BaFin anmelden, und dabei einige Voraussetzungen erfüllen, die im Kapitalanlagegesetzbuch § 36 niedergelegt sind. Zudem muss die KVG in ihren Verkaufs- und Vermarktungsprospekten über das Outsourcing informieren. Die für den Immobilienbereich wichtigsten Bedingungen, die eine KVG erfüllen muss, um Aufgaben an ein Auslagerungsunternehmen, wie beispielsweise ein Immobilienmanagement oder ein kaufmännisches Facility-Management abgeben zu können sind u. a.*:  

  1. Die Kapitalverwaltungsgesellschaft muss in der Lage sein, ihre gesamte Auslagerungsstruktur anhand von objektiven Gründen zu rechtfertigen;
  2. Das Auslagerungsunternehmen muss über ausreichende Ressourcen für die Ausführung der ihm übertragenen Aufgaben verfügen und die Personen, die die Geschäfte des Auslagerungsunternehmens tatsächlich leiten, müssen zuverlässig sein und über ausreichende Erfahrung verfügen;

         ... 

  1. die Auslagerung darf die Wirksamkeit der Beaufsichtigung der Kapitalverwaltungsgesellschaft nicht beeinträchtigen; insbesondere darf sie weder die Kapitalverwaltungsgesellschaft daran hindern, im Interesse ihrer Anleger zu handeln, noch darf sie verhindern, dass das Investmentvermögen im Interesse der Anleger verwaltet wird;
  2. die Kapitalverwaltungsgesellschaft muss darlegen können, dass das Auslagerungsunternehmen
  3. a) unter Berücksichtigung der ihm übertragenen Aufgaben über die erforderliche Qualifikation verfügt,
  4. B) in der Lage ist, die übernommenen Aufgaben ordnungsgemäß wahrzunehmen und
  5. c) sorgfältig ausgewählt wurde;
  6. die Kapitalverwaltungsgesellschaft muss in der Lage sein, die ausgelagerten Aufgaben jederzeit wirksam zu überwachen; sie hat sich insbesondere die erforderlichen Weisungsbefugnisse und die Kündigungsrechte vertraglich zu sichern und
  7. die Kapitalverwaltungsgesellschaft überprüft fortwährend die vom Auslagerungsunternehmen erbrachten Dienstleistungen.

Zusammengefasst bedeutet das, dass sich eine Kapitalverwaltungsgesellschaft, welche die schon oben beschriebene eigene Haftung und Verantwortung für Fehler des beauftragten Auslagerungsunternehmens vermeiden will, sich bei der Auswahl eines Immobilienverwalters eingehend mit dem Unternehmen und dessen Arbeit beschäftigen und einige Punkte prüfen muss - verfügt der ins Auge gefasste Dienstleister über qualifizierte, erfahrene und zuverlässige Mitarbeiter? Ist seine Organisationsstruktur für die Aufgabe geeignet? Und verfügt er über die notwendigen finanziellen und technischen Ressourcen? 

Regelmäßige Kontrolle und internes Kontrollsystem 

Die Verantwortung einer KVG versickert jedoch nie ganz - nach der Auswahl bzw. der Beauftragung eines externen Dienstleisters enden die Pflichten der KVG noch nicht. Die Gesellschaft muss die ausgelagerten Leistungen während der Zusammenarbeit regelmäßig überprüfen. Ein entscheidender Punkt für die Eignung eines Unternehmens aus der Immobilienwirtschaft als "Auslagerungsunternehmen" für eine KVG ist die Verfügbarkeit oder Anwendung eines internen Kontrollsystems (IKS). Ein solches IKS sollte aus systematisch gestalteten technischen und organisatorischen Regeln für das methodische Steuern von Prozessen sowie dazugehörigen Kontrollmechanismen bestehen. Im beauftragten Unternehmen dienen diese der Einhaltung von Richtlinien und der Abwehr von Schäden, die durch interne Mitarbeiter oder böswilligeDritte verursacht werden können.  

Eigentlich sollte es solche Systeme in jedem Unternehmen geben. Die Praxis zeigt aber leider auf, dass besonders bei kleineren Dienstleistern, die bisher eher wenige Berührungspunkte zum Finanzmarkt hatten, häufig kein IKS etabliert ist oder ein solches zumindest nicht dokumentiert wird – sei es händisch und analog oder digital in einer Software.  

Dabei hilft ein IKS, auch ohne Beauftragung einer KVG, einem jedem Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft dabei, unternehmerische Risiken rechtzeitig zu erkennen und diesen entgegenzuwirken. Denn potenzielle Fehlerquellen gibt es viele – nicht rechtzeitig gezahlte Rechnungen, Freigabe von Rechnungen und Geldern ohne Beachtung des Vier-Augen-Prinzips, nicht ausreichende Überwachung von Mietvertragskonditionen und -indexierungen oder die Erstellung fehlerhafter Betriebskostenabrechnungen oder Reports. Entstehen können Fehler also bei allen Prozessen einer Immobilienverwaltung, von der Objektverwaltung bis hin zur Finanzbuchhaltung - und das besonders bei dem Versuch der analogen Organisation interner Kontrollprozesse. 

Digitale Unterstützung für das IKS- eine Software für das Immobilienmanagement  

Unterstützung für die Abbildung solcher Prozesse sowie der Vermeidung von Fehlern können Unternehmen idealerweise durch eine Softwarelösung für das Immobilienmanagement erhalten, in der das Vier-Augen-Prinzip für alle Prozesse konfigurierbar ist und Nutzer aufgrund der individuellen Voreinstellungen automatisch auf jegliche Auffälligkeiten aufmerksam gemacht werden - zudem unterstützt ein solches System bei der Erstellung der geforderten Reportings für das IKS, die häufig besonders für die Vergabe von Verwaltungsmandaten im Investitionssektor wichtig sind. Wie umfangreich eine solche Software sein muss, hängt aber von der Unternehmensgröße ab. Dazu ist die Lösung bei manchen Anbietern modular aufgebaut und kann individuell und beliebig mit den benötigten Erweiterungsmodulen eingerichtete werden. 

Auf diese Weise bietet eine Softwarelösung für das Immobilienmanagement einen effektiven Beitrag und viele Informationen, die Unternehmen aus der Immobilienverwaltung benötigen, um ein internes Kontrollsystem aufsetzen und etablieren zu können. Für die Kapitalverwaltungsgesellschaften heißt das letztendlich, dass eine digitalisierte Immobilienverwaltung ihnen mehr Sicherheiten bei den internen Kontrollsystemen bieten kann und eher als Auslagerungsunternehmen in Frage kommt.

*Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz. (Kapitalanlagegesetzbuch vom 4. Juli 2013 (BGBl. I S. 1981) das zuletzt durch Artikel 9 des Gesetzes vom 10. Juli 2018 (BGBl. I S. 1102) geändert worden ist). Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB): § 36 Auslagerung. Aufgerufen am 17. Oktober, 2018, von https://www.gesetze-im-internet.de/kagb/__36.html 

(Foto: Kyle Sudu, Unsplash)

Topics: Management & Verwaltung


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