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Das papierlose Büro: Wie Sie Dokumente perfekt über die Cloud organisieren

Eingestellt von Redaktion am 26. April 2017 08:45:00 MESZ

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Digitales & Technologie von Redaktion 

Die Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch türmen sich immer höher und Ihre Aktenordner füllen schon ganze Regalwände? Dann wird es höchste Zeit, sich über das papierlose Büro Gedanken zu machen. Cloud-Anbieter und Tools zur Digitalisierung von Dokumenten erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit im Immobiliengeschäft. Zudem helfen sie dabei, mehr Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen. Wir erklären, welche Möglichkeiten Ihnen das digitale Büromanagement bietet und wie Sie die Abkehr vom Papier effizient für die Hausverwaltung nutzen.

Die Vorzüge des papierlosen Büros

Wahrscheinlich haben Sie sich in diversen Bereichen Ihres Geschäftslebens längst von verschiedenen Utensilien aus Papier verabschiedet. Das Adressbuch und den Kalender nutzen viele Anwender bereits ausschließlich in Digitalform. Auch die Briefpost ist zugunsten von E-Mails zurückgegangen.

Warum verzichten Sie also nicht auch bei Dokumenten Ihres Geschäftsalltags auf Papier? Viele Argumente sprechen für das papierlose Büro. Betrachten Sie etwa den Umweltaspekt: Jeder Deutsche verbraucht jährlich im Schnitt 250 Kilogramm Papier, wofür trotz hoher Recyclingraten immer noch riesige Mengen an Holz benötigt werden.

Mit dem Papierverzicht steigern Sie nicht nur die Nachhaltigkeit Ihrer Hausverwaltung, sondern auch die Effizienz der Arbeitsabläufe. Sie können Dokumente auf all Ihren Rechnern und Mobilgeräten verfügbar machen und auf vielfältigste Art organisieren. Zudem sparen Sie durch die Digitalisierung Ihrer Unterlagen Platz, Papierkosten und Zeit, da sich virtuelle Dokumente schneller finden und durchsuchen lassen als die Ordnermappe im Schrank.

Dokumente online speichern und organisieren

Schon die kostenlosen Funktionen diverser Cloud-Anbieter helfen Hausverwaltern bei der täglichen Arbeit. Google Drive etwa ist ein geeigneter Dienst, da er PCs, Smartphones und Tablets unterstützt. Der Suchmaschinenkonzern stellt Ihnen 15 Gigabyte Gratisspeicher zur Verfügung, den Sie für PDFs und andere Dokumente nutzen können. Sobald eine Datei hochgeladen ist, synchronisiert sie sich mit all Ihren Endgeräten, die via Google Drive verbunden sind. Auch eingescannte Papiere finden hier einen sicheren Platz. Beachten Sie aber die geltenden Gesetze über die Verwendung von Cloud-Diensten. Beispielsweise müssen Sie Kunden informieren, wenn Sie deren Daten auf Nicht-EU-Servern ablegen.

Zusätzlich lassen sich Inhalte für beliebig viele Personen papierlos verfügbar machen. Nutzen Sie beispielsweise während eines Kundentermins ein Tablet, um Dokumente zu präsentieren. Wenn Ihr Gegenüber eine Kopie benötigt, schicken Sie die PDF als E-Mail-Anhang oder machen den Inhalt als Google-Drive-Link verfügbar. Google Docs bietet die passende Textverarbeitung mit Team-Funktionen. Über Dropbox, einer alternativen Cloud-Lösung, sind Microsofts Office-Dokumente auf ähnliche Weise bearbeitbar, ohne dass Sie dafür extra ein kostenpflichtiges Office-365-Abo abschließen müssen.

Noch ein Tipp: Verschlüsselungswerkzeuge wie Cryptomator helfen als Sicherungsmaßnahme, um Ihre Daten vor fremden Blicken des Cloud-Anbieters oder Dritter zu schützen.

Eine passende Alternative zu Google Drive und Dropbox ist DocuWare. Das Dokumentenmanagementsystem ist auf die revisionssichere Archivierung und die rechtssichere Speicherung von sensiblen Dokumenten und Daten spezialisiert. Trotzdem haben autorisierte Mitarbeiter von überall einen Zugriff auf einen übersichtlichen, zentralen Dokumenten-Pool.

Notiz-Apps bringen Ordnung in Ihre Zettelwirtschaft

Selbst für Notizen benötigen Sie kein Papier mehr. Statt sich überall gelbe Post-It-Zettel hinzukleben oder Notizblöcke handschriftlich auszufüllen, sammeln Sie Ihre Erinnerungen oder spontanen Gedanken einfach und strukturiert via App.

Evernote beispielsweise bündelt diverse Funktionen unter einer Oberfläche und hält die Einträge auf all Ihren PCs, Smartphones und Tablets synchron. Notizen lassen sich mit Schlagwörtern (Tags) versehen und in Ordnern speichern. Zusätzlich bietet Ihnen die App die Möglichkeit, jedem Eintrag Fotos und PDF-Dateien anzuhängen. Auch die Zusammenarbeit mit anderen Evernote-Anwendern ist möglich. Alternativen sind OneNote von Microsoft und Google Notizen.

Online-Tools für die Hausverwaltung

Wenn Sie nach digitalen Lösungen für spezifische Anwendungsszenarien der Hausverwaltung suchen, finden Sie ebenfalls diverse Online-Werkzeuge. Mit Bluebeam Revu wandeln Sie CAD-Gebäudepläne in PDF-Dateien um und teilen diese per Cloud mit anderen Nutzern. Das kann etwa bei Renovierungen hilfreich sein. Weitere nützliche Immobilien-Apps für das papierlose Büro finden Sie in unserem Beitrag “Immobilien-Apps: 5 ausgewählte Apps für die Immobilienverwaltung“.

Um den Briefverkehr mit Mietern auf ein Minimum zu reduzieren, empfiehlt sich die Kommunikationsplattform MyImmo-Connect. Mit dem Dienst erfassen Sie Kundenanfragen, kommunizieren mit Mietern und stellen Dokumente zum Download bereit. So können Sie bei wichtigen Mitteilungen zusätzlich zum obligatorischen Din-A4-Zettel am Hauseingang auch einen Online-Aushang erstellen, den alle entsprechend vernetzten Mieter umgehend erhalten.

Wenn es doch Papier sein muss

Trotz der Entwicklung hin zu Online-Lösungen müssen manche Dokumente weiterhin in Papierform vorliegen. Beachten Sie folgende Tipps, um das Papieraufkommen trotzdem so gering wie möglich zu halten:

  • Schrift verkleinern: Mit einer kleineren Schrift bekommen Sie mehr Textinhalt auf eine Seite. Arial etwa eignet sich ab einer Schriftgröße von 10 pt für Geschäftsbriefe.
  • Doppelseitig drucken: Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie beide Seiten eines Din-A4-Blattes verwenden.
  • Ausdrucke kontrollieren: Entwickeln Sie ein System, das den monatlichen Papierverbrauch jedes Mitarbeiters zeigt. So erkennen Sie, bei wem Optimierungsbedarf besteht.

Im Zweifelsfall sollten Sie digitale Lösungen dem traditionellen Papierdruck vorziehen, da diese flexibler, zukunftsorientierter und umweltverträglicher sind.

Das digitale Büromanagement spart Zeit und Ressourcen

Durch das digitale Büromanagement erscheinen Papierberge immer mehr wie ein Relikt aus einer längst vergangenen Zeit. Nutzen Sie die zeit- und papiersparenden Möglichkeiten, die Ihnen die Online-Dokumentenverwaltung liefert. Cloud-Dienste vereinfachen es Ihnen ungemein, Dokumente zu speichern, zu bearbeiten und mit Kollegen oder Kunden auszutauschen.

Welche weiteren Vorteile die Digitalisierung der Immobilienbranche für Sie bereithält, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Topics: Digitales & Technologie


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