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Personenbezogene Daten in der Immobilienwirtschaft - Big Data, Datenspeicherung in einer Cloud, Datenschutz

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 4. Oktober 2017 09:00:00 MESZ

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Mangement & Verwaltung von Jens Hoffstiepel

Die gesamte Immobilienwirtschaft befindet sich durch die Digitalisierung seit Jahren in einem steten Wandel. Der eigentliche Umbruch steht ihr aber erst noch bevor. Denn die Möglichkeiten von Big Data, künstlicher Intelligenz, Internet of Things und Cloud Services werden für beispiellose Disruptionen in der Branche sorgen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen aufzeigen, wie Sie von Ihren gespeicherten Kundendaten profitieren können, bestenfalls mit ihnen umgehen und wie sie Cloud Services dabei richtig nutzen.

Lange Zeit war die Suche nach einer Immobilie ein mühsames und zeitaufwendiges Unterfangen. Man durchforstete Zeitungen oder bediente sich der Hilfe eines Maklers. Die im Internet verfügbaren Immobilienportale haben diesen Prozess in den letzten Jahren deutlich verändert und vereinfacht. Noch zielen diese Prozesse vorwiegend darauf ab, bestehende Angebotsleistungen digital zu optimieren. Dies betrifft etwa das Anbieten und Suchen einer Immobilie sowie die Möglichkeit, Angebote zu vergleichen. Aber auch die Bereitstellung von umfangreichem Bildmaterial oder die Verknüpfung mit Google Maps sowie die Einbindung von Finanzierungs- und Versicherungsdienstleistern bieten über die digitalen Portale einen umfangreichen Service.

Big Data in der Immobilienwirtschaft - ein Anwendungsbeispiel

Diese Möglichkeit war aber nur die erste Stufe auf dem Weg zu einer digitalisierten Immobilienwirtschaft. Die Nutzung der zur Verfügung stehenden Daten aus den Portalen oder Ihrem Datenbestand wird den Vermietungs- und Verkaufsprozess in Zukunft umdrehen. Der Mietinteressent wird zukünftig immer seltener selbst den automatisierten Suchagenten der Portale nutzen und nach bestimmten Kriterien wie Preis und Lage einer Immobilie zu suchen.

Sie als Immobilienunternehmen bekommen die Möglichkeit, Ihre gesammelten Daten zu nutzen und den passenden Mietern bzw. Käufern direkt das passende Objekt zu offerieren. In Systemen, wie beispielsweise Immosolve, wird Ihnen dieser für ein Objekt passende Mieter schon heute direkt angezeigt und Sie können ihm die passende Immobilie anbieten.

Daten Abfragen und nutzen. Der Algorithmus erledigt den Rest.

Wie das funktioniert? Ganz einfach. Suchende auf Immobilienportalen erstellen Profile über sich. Auf Basis von Arbeitsort, Einkommen, Familienstand, Hobbys und diversen weiteren Präferenzen bekommen sie passende Angebote vorgeschlagen. Mit Immosolve haben Sie beispielsweise die Möglichkeit zudem noch weitere Informationen abzufragen, die dann automatisch in dem System gesichert werden. Natürlich ist es auch möglich, Ihre über die Jahre gesammelten Daten in solche Systeme einzupflegen. Dabei ist sogar vorstellbar, dass solch ein Profil aus einer Summe aggregierter Daten der sozialen Netzwerke automatisiert erstellt oder aber gepflegt wird. So entsteht dann ihre eigene gut gepflegte Kundenliste mit einer Vielzahl an Informationen.

Wenn dann beispielsweise eine Wohnung frei wird, schlägt Ihnen der Algorithmus des Systems sofort einen passenden Mieter vor, weil er evtl. schon einmal nach einer ähnlichen Wohnung in ähnlicher Lage gesucht hat oder z.B. gerade den Arbeitsort wechselt. Sie können Ihm demnach sofort das passende Objekt anbieten.

Dies ist nur ein Beispiel, wie Sie mit Ihrem Immobilienunternehmen von Ihren eigenen gesammelten Daten und Big Data profitieren können.

Personenbezogene Daten sicher speichern.

Die Speicherung und Übermittlung dieser von Ihnen erhobenen und gesammelten Daten ist dabei ein wichtiges Thema. Nicht zuletzt, weil man in der Immobilienbranche mit einer großen Menge personenbezogener Daten, wie beispielsweise Namen, Kontodaten, Telefonnummern und E-Mail Adressen von Mietern oder Interessenten hantiert. Die revisionssichere digitale Ablage dieser Daten ist ein sensibles Thema – der Schutz vor einem Zugriff Dritter ist unerlässlich.

Vorteil von Cloud-Lösungen zur Datenspeicherung

Wegen großer Datenmengen nutzen viele Unternehmen heutzutage eine Cloud-Lösung. Das bringt im Regelfall einige Vorteile mit sich. Die Einsparung von teilweise erheblichen Investitionen für Unternehmenseigene Server und deren Wartung sowie Instandhaltung durch IT-Spezialisten entfällt bei der Cloudnutzung genauso, wie regelmäßige Upgrades auf den aktuellsten Stand der Technik. Besonders kleinere Unternehmen können so auf den Aufbau einer eigenen, teuren IT-Infrastruktur verzichten. Zudem bringt die Auslagerung der Daten einen oft wenig beachteten aber zusätzlich positiven Nebeneffekt mit, der firmeneigene Server mit den Daten kann nicht gestohlen werden. Um die Daten zusätzlich vor einem Verlust zu sichern, empfiehlt sich das Prinzip der Redundanz: demnach sollten Unternehmen ihre Daten nicht nur an einem Ort speichern, sondern auf auf einem oder mehreren zusätzlichen Servern in verschiedenen Regionen, auf denen dann Kopien ihrer Daten abgelegt werden.

Die Anmietung von Hardware und dazugehörigen Dienstleistungen schafft klar kalkulierbare monatliche Kosten und vermeidet langfristige Kapitalbindung für Unternehmen. Des Weiteren ermöglicht sie eine spontane Reaktion auf wirtschaftliche Unternehmensverhältnisse - je nach Nutzungsgrad können Ressourcen bedarfsweise angemietet oder abgegeben werden. Beispielsweise um schnell auf Wachstum oder Rezession zu reagieren.

In unserer digitalisierten Welt liegt das Thema Green-IT momentan voll im Trend, bei Cloud-Computing kommt auch dieser positive Aspekt zum Zuge. So können große zentrale Rechenzentren effizienter betrieben werden als viele kleine lokale Zentren. Da deren Auslastung konstanter ist, liegen hier nicht so viele Ressourcen brach und aufgebrachte Energie wird effizienter genutzt.

Datenschutz bei der Cloud Nutzung

So viele Vorteile die Cloud-Nutzung gerade für kleinere Unternehmen auch mit sich bringt, allem voran steht der Datenschutz. Um einen vertrauensvollen Umgang, gerade mit persönlichen Daten, zu gewährleisten, müssen Unternehmen bei der Nutzung von Cloud-Diensten auf wichtige Details achten. Ein klar definierter Vertrag ist hier der Ausgangspunkt für eine risikofreie Nutzung einer Cloud. Der Digitalverband bitkom bietet hierzu auf seiner Website eine Checkliste, mit der Nutzer die Inhalte von Verträgen für das Cloud-Computing überprüfen können. Ab Mai 2018 gilt allerdings die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung*, die die Datenschutzrechte innerhalb Europas vereinheitlicht und neu regelt.

Wir haben zu diesem Thema zudem mit Jürgen Kuck gesprochen. Er ist Fachanwalt für Informationstechnologie und spezialisiert auf den Datenschutz.

Worauf sollte man bei der Auswahl eines Cloud-Dienstleisters achten?

Zunächst ist es wichtig, dass man sein Augenmerk auf den Datenschutz legt, gerade persönlicher Daten. Dabei sollte man beachten, dass sich die Rechenzentren der Anbieter der Cloud  in der EU befinden. Wenn die Daten auf Servern in verschiedenen Ländern außerhalb der EU verteilt werden, unterliegen diese den jeweiligen landestypischen Gesetzen und es kann zu Problemen kommen. Somit wird einer der größten Vorteile des Cloud-Computings, die hohe Abstraktion, zu einem Problem. Die außereuropäischen Länder gelten als datenschutzrechtlich kritisch bzw. unsicher.

Welche Besonderheiten bei gehosteten ERP-Systemen gilt es zu beachten?

In erster Linie rechtliche Aspekte. Auf der einen Seite allgemeine vertragliche Grundsätze, die unter anderem abhängig von der jeweiligen Lösung, dem Verhältnis der Vertragspartner, den gewünschten vertraglichen inhalten und natürlich gesetzlichen Vorschriften sind. Auf der anderen Seite besondere vertragliche Vereinbarungen in denen z. B. der Umgang mit Remote-Steuerung, Verfügbarkeitsgarantien, Backup-Lösungen, Vertragsstrafen und nicht zuletzt Löschung geregelt werden. Darüber hinaus müssen Regelungen hinsichtlich Speicherung und Archivierung vereinbart werden. Hierbei muss auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme und Compliance-Anforderungen acht genommen werden. Außerdem muss insbesondere der Schutz der vorgehaltenen Daten sichergestellt sein. Dabei wird zwischen Kunden- und Personaldaten differenziert, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse  müssen gewahrt und ein möglicher Konflikt beim Anspruch auf Löschung bzw. der Pflicht zur Speicherung berücksichtigt werden.

Weitere Besonderheiten sind gesetzliche Vorschriften zur Zustimmung der Datenübermittlung, bindende Unternehmensrichtlinien - gerade in sehr großen, komplexen Organisationsstrukturen - und Regelungen zur Auftragsdatenvereinbarung. Außerdem gilt ab dem 25.05.2018 die EU-Datenschutz-Grundverordnung, die insbesondere erheblich höhere Sanktionen vorsieht und hohe Anforderungen an Dokumentation und Nachweispflichten stellt.


*EU Datenschutz-Grundverordnung

Im Mai 2018 ersetzt eine neue EU-Datenschutz-Grundverordnung die seit 1995 geltende EU-Datenschutzrichtlinie. Mit der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung soll das Datenschutzrecht innerhalb Europas vereinheitlicht werden, um den Nutzern mehr Kontrolle über ihre Daten zu verschaffen. Entsprechend gelten künftig in allen EU-Staaten die gleichen Standards beim Datenschutz, datenschutzrechtliche „Rückzugsräume“ innerhalb Europas wird es damit nicht mehr geben. Gelten sollen die neuen Regeln nicht nur für in Europa ansässige Unternehmen. Auch US-Firmen müssen sich fortan an die europäischen Vorgaben im Datenschutz halten, wollen sie ihre Dienste auch auf dem europäischen Markt anbieten. Die gesamte EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGOVO) ist Online nachzulesen.

Topics: Management & Verwaltung


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