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Best Practice - Digitale Rechnungsverarbeitung in der Immobilienwirtschaft

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 17. August 2022 09:40:08 MESZ

DocuWare_Best Practice

Digitales & Technologie von Jens Hoffstiepel

Der Begriff Best Practice ist laut Definition ein Synonym für Erfolgsmethode, Erfolgsmodell oder Erfolgsrezept - stammt aus der angloamerikanischen Betriebswirtschaftslehre und bezeichnet bewährte, optimale bzw. vorbildliche Methoden, Prozesse oder Vorgehensweisen im Unternehmen. Mit einem standardisierten Prozess für die Rechnungsverarbeitung mit dem digitalen Dokumentenmanagement-System DocuWare haben wir einen solchen Best Practice für die Immobilienwirtschaft geschaffen. Mitunter nicht der einzige Grund, warum es höchste Zeit ist, über die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems nachzudenken – aber ein Guter. Denn eine Lösung für digitales Dokumentenmanagement optimiert die tägliche Arbeit in jedem Unternehmen. 

Digitale Prozesse als Erfolgsfaktor 

Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung entwickeln und verbessern die Unternehmen der Immobilienwirtschaft ihre Prozesse zunehmend. Die Automatisierung vieler Arbeitsschritte mithilfe von Softwarelösungen für das Immobilienmanagement verschafft den Mitarbeitenden von Unternehmen der Branche heute viel Zeit, die sie wiederum sinnvoll für andere Aufgaben des Verwalteralltags nutzen können. Die Automatisierung von Prozessen lässt sich vielerorts jedoch entscheiden ausbauen - wieso nicht z. B. auch aufwendige Aufgaben, wie zum Beispiel die Rechnungsverarbeitung automatisieren und dadurch sowohl Zeit als auch Kosten sparen? 

Das gesamte Dokumentenmanagement und insbesondere die Rechnungsverarbeitung findet in vielen Unternehmen der Immobilienwirtschaft jedoch noch immer analog statt – die Ablage und die Suche genauso wie Freigabeprozesse für Rechnungen oder Aufträge nehmen hier viel Zeit in Anspruch. Auch die Organisation von Mietverträgen und einer Unmenge an weiteren relevanten Dokumenten – diese türmen sich oft als Papierstapel auf vielen Mitarbeiterschreibtischen der Branche und Aktenordner füllen ganze Regalwände oder gar Räume. Das funktioniert heutzutage auch anders – automatisiert, ohne Platzverschwendung, ohne komplizierte Ablage und ohne langes Suchen. Ganz einfach mit einem digitalen Dokumentenmanagement System. 

Warum digitales Dokumentenmanagement zur Rechnungsverarbeitung?  

Der Alltag im Immobilienmanagement wird mittlerweile vielerorts zu einem großen Teil von digitalen Prozessen geprägt und die damit einhergehenden Vorteile optimieren Arbeitsabläufe weitläufig. Ein Teilbereich ist dabei in einigen Unternehmen der Branche jedoch noch nicht so ganz in den Fokus gerückt und wird häufig vernachlässigt – die Digitalisierung von Dokumenten und deren digitale Verarbeitung. 

Der Schritt hin zu einer Digitalisierung dokumentenbezogener Prozesse ermöglicht Unternehmen aber viele neue Mehrwerte und völlig neue Herangehensweisen, mit Vorteilen bei der Ablage, der Suche sowie der automatisierten Rechnungsverarbeitung – aber auch der Bearbeitung weiterer dokumentenbezogener Prozesse. Insbesondere mit Blick in eine Zukunft mit einer zunehmenden Verbreitung von Homeoffice sowie der Zunahme hybrider Arbeitsformen ein entscheidendes Kriterium, um die schnelle Bearbeitung dokumentenbezogener Aufgaben auch bei mobilen Arbeitsweisen konstant aufrecht zu erhalten. 

Das Optimierungspotenzial, das die Integration eines digitalen Dokumentenmanagement Systems (DMS) in eine umfassende Softwarelösung für das Immobilienmanagement mit sich bringt, sollten die Unternehmen daher nicht unterschätzen und schnellstmöglich für sich nutzen – vornehmlich den ausgezeichneten Mehrwert vieler Automatismen im Zusammenspiel beider Systeme. So können beispielsweise sämtliche in der Immobilienmanagement-Software erstellten Dokumente vollautomatisch im DMS verschlagwortet, archiviert und der entsprechenden elektronischen Mieter-, Objekt- und/oder Kreditorenakte hinzugefügt werden. 

Digitales Dokumentenmanagement für alle 

Nicht nur im Zuge der Nachhaltigkeit mit dem Wegfall der Papierablage, sondern auch aufgrund der optimalen Organisation von Dokumenten ist das digitale Dokumentenmanagement also ein entscheidender Faktor. Bisher häufig nur in größeren Unternehmen eingesetzt, kann der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems, mit den Möglichkeiten zur Gestaltung einer übersichtlichen Dokumentenablage und automatisierter Workflows beispielsweise für die Rechnungsfreigabe, sich für Unternehmen und Organisationen aller Art und jeder Größe lohnen.  

Digitale Rechnungsverarbeitung - Best Practice 

Denn besonders der Prozess hinter der Rechnungserfassung und –verarbeitung raubt in nahezu jedem Unternehmen oft viel Zeit und viele Kapazitäten. Die Rechnungen erfassen, Daten auslesen und eingeben, dann die Freigabeprozesse, Bezahlung und Archivierung – bis eine Rechnung vollständig manuell bearbeitet und abgelegt ist, sind viele Arbeitsschritte von vielen beteiligten Personen notwendig. Wenn dann auch noch ein für die Verarbeitung oder die Freigabe zuständiger Mitarbeiter ausfällt oder schlichtweg mehrere Tage nicht vor Ort im Büro ist, verzögert sich die Rechnungsbearbeitung zusätzlich. 

Grundsätzlich kommt dem Prozess der Rechnungsprüfung also große Bedeutung zu - an dessen Ende die Rechnungsfreigabe steht. Erst wenn die Rechnung endgültig als fachlich und formal korrekt eingestuft, also freigegeben ist, wird sie zur Bezahlung angewiesen oder als Ausgangsrechnung an den Kunden verschickt. Eine Verzögerung kann hier mitunter zu Mahnung, Mehrkosten oder der Verlangsamung von wichtigen Zahlungseingängen führen. 

Dieser Prozess wird mithilfe unserer Best Practice Lösung im digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) jetzt optimiert abgebildet. Das Ergebnis ist ein geradliniger, übersichtlicher und reibungsloser Workflow, der die Rechnungsverarbeitung beschleunigt und dazu beiträgt, den oft aufwendigen Prozess effektiv und effizient abzubilden. Mit dem Prozess implementieren wir auf Grundlage unserer Erfahrungen mit der Rechnungsverarbeitung in der Immobilienbranche (Vermietung, Vermarktung, Bau- und Ausbau, Projektsteuerung) UND dem Dokumentenmanagement eine sichere Rechnungsverarbeitung mit einem optimalen Ablauf, der schnell abgebildet wird, Fehler vermeidet und den Arbeitsalltag maßgeblich erleichtert - und alle Unternehmen können davon profitieren. 

Aufgrund unserer über viele Jahre gesammelten Erfahrungen konnten wir diesen Best Practice Prozess für die Rechnungsverarbeitung mit DocuWare entwickeln und Unternehmen den Einstieg in digitales Dokumentenmanagement sowie die Automatisierung eines entscheidenden dokumentenbezogenen Prozesses erleichtern. Nutzer*innen erhalten dabei grundsätzlich alle Funktionen und deren Vorteile, die DocuWare als digitales Dokumentenmanagement System bietet.  

Aufgrund des vordefinierten, perfekt abgestimmten Workflows gestaltet sich der Projektumfang für die Integration dieses Prozesses aber viel kürzer als bei der Anfertigung eines auf ein Unternehmen zugeschnittenen individuellen Prozesses. So profitieren die Unternehmen schnell von einer optimal ausgearbeiteten Lösung für die Rechnungsverarbeitung und der gesamten Prozessvielfalt von DocuWare. 

Als perfekte Kombination zu iX-Haus sorgt DPhoto by <a href="https://unsplash.com/@schmaendels?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditCopyText">Andreas Klassen</a> on <a href="https://unsplash.com/s/photos/process?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditCopyText">Unsplash</a>
DocuWare mit den umfangreichen Ablage- und Suchfunktionen, der Verschlagwortung von Dokumenten, den Automatisierungsmöglichkeiten und insbesondere unserem Best Practice Prozess damit für einen maßgeblichen Effizienzschub. Neben unserem erprobten, standardisierten und vordefinierten Rechnungsprozess, der den Vorgang von Freigaben automatisiert, verschnellert und somit optimiert, erhalten die Anwender*innen also alle Vorteile, die das digitale Dokumentenmanagement zu bieten hat.
 

Das digitale Büromanagement spart Zeit und Ressourcen 

Der Begriff Best Practice für DocuWare ist laut Definition ein Synonym für eine Erfolgsmethode, ein Erfolgsmodell oder ein Erfolgsrezept, das einen bewährten, optimal ausgestalteten Rechnungsprozesse mit DocuWare beschreibt, von dem alle Unternehmen in der Immobilienwirtschaft schnell profitieren können.  

Mithilfe des digitalen Dokumentenmanagements und unseres Best Practice Prozesses wird die zukunftsorientierte Digitalisierung sowohl von großen als auch kleinen Unternehmen beschleunigt und entscheiden weitergebracht, indem aufwendige Ablagen und Suchen sowie langwierige Freigabeprozesse und Papierberge ziemlich einfach zu einem Relikt aus einer längst vergangenen Zeit werden. Der Best Practice Prozess spart bei der Einführung zeitliche und personelle Ressourcen und verringert somit die Investitionskosten. Das vereinfacht es Unternehmen ungemein, ein derartiges System einzuführen und Dokumente in Zukunft digital abzulegen, zu suchen, zu bearbeiten, freizugeben und mit Kollegen oder Kunden auszutauschen.

Haben Sie Fragen zu digitalem Dokumenmanagement oder unserem Best Practice Process für die Rechnungsverarbeitung, kontaktieren Sie uns - wir helfen Ihnen gerne weiter.

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Topics: Digitales & Technologie


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