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Gebäudeautomatisierung: Elektronische Schließsysteme - kostensparend und effizient

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 28. März 2018 13:11:25 MESZ

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Digitales & Technologie von Jens Hoffstiepel

Die Immobilienverwaltung oder Eigentümer von Immobilien müssen zahlreiche Schlüssel verwalten, um den Zugang ihrer Mieter sowohl zu Gewerbeimmobilien als auch Wohnobjekten zu gewährleisten - beispielsweise Schlüssel für neue Mieter vorbereiten, Schlüssel bei Verlust nachmachen lassen oder auch die Rückgabe eines Schlüssels durch einen Handwerker dokumentieren. Nicht selten müssen auch ganze Schließanlagen ausgetauscht werden.
Das ist nicht nur zeitraubend, sondern es entstehen bei diesen Beispielen und noch vielen weiteren Aufgaben im Rahmen der Schlüsselverwaltung teils erhebliche Kosten. Zudem sind die Sicherheit und der Versicherungsschutz des Hauses bei Einbruch in Gefahr, wenn Schlüssel verloren gehen oder Schlüsselkopien in die falschen Hände gelangen.
Einfacher zu organisieren ist dieses Prozedere in unserer digitalisierten Zeit und dabei im Zuge der voranschreitenden Gebäudeautomatisierung mithilfe von elektronischen Schließsystemen. Wie der Einsatz eines solchen Systems für Ihre Immobilienverwaltung von Vorteil sein kann, lesen Sie in diesem Artikel.

Heutzutage reicht es schon, ein Foto von einem Schlüssel mit dem Smartphone zu anzufertigen, um diesen ganz einfach mit einem 3-D-Drucker nachzumachen. Damit soll hier keine Panik verbreitet werden, aber bei Verlust eines Schlüssels oder aber der Befürchtung, dass irgendwer eine Kopie anfertigen könnte, sollte schnell gehandelt werden. Der Prozess hinter diesem Handeln ist nicht nur aufwendig, sondern auch teuer - das Auswechseln einer Schließanlage und die folgende Ausstaffierung aller Mieter und Dienstleister, die einen neuen Schlüssel benötigen ist meist mit erheblichem finanziellen Aufwand verbunden. Moderne elektronische Schließsysteme können hier Abhilfe schaffen - und das nicht nur in finanzieller Hinsicht.

Installation elektronischer Schließsysteme

Ein elektronisches Schließsystem kann in nur drei Schritten ziemlich einfach in Immobilien installiert werden und ist für die jeweiligen Objekte dann sofort einsatzbereit. Das System ist für alle Türen eines Mehrfamilienhauses erhältlich - möchte man also komplett auf herkömmliche Schlüssel verzichten, kann man elektronische Schließsysteme in allen Bereichen eines Objektes installieren. Alternativ besteht die Möglichkeit, nur gemeinschaftlich genutzte Türen wie Haustüren und Kellertüren auszustatten.

Bei einem System, wie beispielsweise von KIWI wird dabei ein Empfänger (Türsensor) von Installateuren unsichtbar hinter einem Klingelschild angebracht und über die Klingelanlage mit Strom versorgt. Die KIWI Smart Locks, die elektronischen Türschlösser, kann man relativ leicht eigenständig installieren oder durch einen Einbauservice an Wohnungs- und Kellertüren einbauen lassen. Direkt nach erfolgter Installation steht das zum Schließsystem gehörenden Onlineportal, die Apps und selbstverständlich die Transponder zum Öffnen der Türen für die Nutzer bereit.

Die Vorteile einer elektronischen Schließanlage

Über das Onlineportal kann man die Zutrittsrechte zu den mit dem elektronischen Schließsystem ausgestatteten Türen managen. Hier legt man Nutzer an, vergibt Zutrittsrechte oder löscht diese, wenn nötig. Zudem ist es möglich, Türen direkt per Mausklick über das Portal zu öffnen.
Der neue Schlüssel ist der Transponder, den der Mieter bei sich trägt. Mit ihm oder aber sogar der in das System integrierten App auf dem Smartphone können berechtigte Personen Türen öffnen. Dabei können sowohl mit Transponder als auch App mehrere mit dem Schließsystem ausgestattete Türen geöffnet werden. Ein elektronisches System, wie das von KIWI, funktioniert notfalls auch parallel zum herkömmlichen Schließsystem - so können die Mieter einer Immobilie es nutzen, müssen es aber nicht. Das gesamte Schlüsselmanagement wird so merklich vereinfacht und verbessert.

Funktionsweise solcher Schließsysteme

Einfach beschrieben funktionieren Schließsysteme, indem man auf den Transponder (dem elektronischen Schlüssel) drückt oder ihn direkt vor einen an der Tür angebrachten Sensor hält, um eine Tür zu öffnen. Es gibt heute aber auch die Möglichkeit einen solchen Transponder schlichtweg bei sich zu trägen, der bei Annäherung Türen automatisch öffnet, ohne dass man ihn berühren bzw.bedienen muss.
Die gesamte Technik hinter dem System ist aber natürlich nicht ganz so einfach. Das Herzstück solcher Systeme bildet das schon oben kurz beschriebene Portal. Dieses Tool dient der Onlineverwaltung der Zutrittsberechtigungen und bietet eine detaillierte Übersicht aller verwalteten Objekte und Nutzer. Die Umsetzung aller hier vollzogenen Änderungen findet in Echtzeit statt, sodass Zugangsberechtigungen augenblicklich mit wenigen Klicks entfernt oder hinzugefügt werden können.
Bei dem Schließsystem von KIWI werden die eingebauten Türsensoren über das “KIWI Gateway” angesteuert, das als Übermittler innerhalb der Infrastruktur der elektronischen Schließanlage die Türsensoren mit den restlichen Systemkomponenten verbindet. Das “KIWI Gateway” ähnelt einem WLAN-Router und verfügt über eine SIM-Karte, mit der es eine Mobilfunkverbindung herstellt, über die es eine Internetverbindung aufbaut. Auf diese Weise findet die Kommunikation zwischen Türsensoren und den Servern statt und das System bringt sein eigenes Netzwerk mit und setzt keine bestimmte Infrastruktur im Gebäude voraus. Über die Webanwendungen, wie ein Portal oder Apps werden die Server über das Internet angesprochen und es lassen sich alle Einstellung sowie die gesamte Zutrittsverwaltung vornehmen.

Die Praxis

Klickt ein Nutzer also den „Türen öffnen Button“ in der App, sendet diese ein Signal an den Server, wo der Abgleich stattfindet, ob eine Berechtigung vorliegt oder nicht. Wenn ja, gibt der Server über das “KIWI Gateway” den Befehl zum Türen öffnen an den Türsensor. Der Systemaufbau mit diesem Workflow ermöglicht maximale Sicherheit - verliert beispielsweise ein Mieter oder Handwerker seinen Transponder, kann die Zutrittsberechtigung mittels der Internetverbindung umgehend und in Echtzeit aus der Ferne gelöscht werden, indem diese Information dem Türsensor über das “KIWI Gateway” mitgeteilt wird. Dadurch, dass der Türsensor sofort nur die gültigen Rechte erkennt, muss ein Transponder für eine Änderung des Zutrittsrechts nicht bedient werden. Somit kann das Zutrittsrecht bei vergessenen oder nicht rechtmäßig zurückgegebenen Transpondern von Mietern oder Dienstleistern oder bei Diebstahl der elektronischen Schlüssel umgehend deaktiviert werden, ohne an der Tür oder am Schloss etwas anzupassen.

Mit elektronischen Schließanlagen Effizienz steigern und Kosten senken

Bisher lassen sich die Kosten für die Installation oder den Austausch einer manuellen Schließanlage Austausch in zwei Bereiche unterteilen. Prozesskosten und Hardwarekosten. Prozesskosten sind alle Kosten, die durch die aktive Verwaltung der Schlüssel und die damit verbundenen Koordinationsaufgaben beispielsweise innerhalb einer Immobilienverwaltung entstehen - diese sind oft besonders schwierig zu erfassen, da sie ins Tagesgeschäft fallen. Meist wird ein Mitarbeiter mit der gesamten Organisation aber eine nicht unerhebliche Zeit beschäftigt sein.
Die detaillierte Bestimmung der Kosten für eine Hardware ist da wesentlich leichter - durch Rechnungen für Schließanlage und die benötigten Schlüssel kann man hier meist alles genau belegen - den Hardwarekosten kann alles genau zugerechnet werden, dass physisch für das Öffnen von Türen benötigt wird.

Allein schon die Anfertigung der Schlüssel für alle Parteien, die regelmäßig Zutritt zum Haus benötigen, wie z. B. die Mieter, Dienstleister und eigene Mitarbeiter ist meist mit erheblichen Kosten verbunden. Von dem Austausch einer gesamten Schließanlage soll hier erst gar nicht die Rede sein. Denn diese Kosten für eine möglicherweise nötige Erneuerung einer kompletten manuellen Schließanlage steigt natürlich mit der Anzahl der verwalteten Immobilienobjekte und der Schlüssel, die im Umlauf sind. Die Anzahl der Schlüssel hängt wiederum maßgeblich von der Anzahl ab.

Bei elektronischen Schließsystemen fällt die Anfertigung neuer Schlüssel komplett weg. Mit der Vergabe neuer Zutrittsrechte ist die Sicherheit wieder gegeben und die oben erwähnten Kostenfaktoren für eine Erneuerung einer kompletten Schließanlage entfallen. Nach Installation kann eine intelligente und digitale Verwaltung von Zutrittsrechten die Kosten der Schlüsselverwaltung auf Dauer signifikant reduzieren.

Mit der Automatisierung ganzer Gebäude im Zuge der Trends von Smart Homes bzw. der Automatisierung ganzer Gebäude und Städte können digitale, automatisierte Schließsysteme somit eine moderne Lösung bereitstellen, die anfallenden Kosten für die Verwaltung von Gebäudezugängen erheblich zu reduzieren. Mit manchen elektronischen Schließsystemen, wie z. B. KIWI, können Zutrittsrechte jederzeit online geändert werden. Daher tendieren die Prozesskosten für Schlüsselvorbereitung, -übergaben und -dokumentation gegen null. Zudem hat man immer eine Echtzeitübersicht, wer zu welchen Türen Zutritt hat.  Für das Ändern der Zutrittsrechte und die Echtzeitübersicht wird hier keine teure Software für das Schlüsselmanagement benötigt. Die Zutrittskontrolle läuft über die kostenlose Webanwendung, die über alle internetfähigen Geräte erreichbar ist.

Mithilfe des Systems können die Zugangsberechtigungen zu Gebäuden also ganz problemlos durch die Immobilienverwaltung oder den Immobilieneigentümer organisiert und verwaltet werden.


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