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E-Rechnungen und E-Invoicing mithilfe eines digitalen Dokumenten-Management-Systems

Eingestellt von Jens Hoffstiepel am 14. Februar 2018 10:51:55 MEZ

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Management & Verwaltung von Jens Hoffstiepel

Unternehmen aller Branchen, auch die der Immobilienwirtschaft, sind stets auf der Suche nach Prozessen, mit denen sie Geld einsparen oder Arbeitsabläufe vereinfachen können. Eine Option kann die Einführung eines digitalen Dokumenten-Management-Systems und dabei insbesondere die Möglichkeit der rechtssicheren Nutzung von E-Rechnungen sowie E-Invoicing sein. Denn einer der störenden Faktoren, den es zu beseitigen gilt, ist teuer, träge, platzraubend und trotzdem oft noch immer einer der beliebtesten Werkstoffe in deutschen Büros - Papier. Wobei man in vielen Unternehmen denkt, schon fortschrittlich und digitalisiert zu sein, wenn man sich seine E-Mails nicht mehr ausdruckt.
Eine digital organisierte Buchhaltung steigert die Effizienz eines gesamten Unternehmens noch viel mehr und spart vor allem Zeit und Geld - digitale
Dokumenten-Management-Systeme (DMS), mit denen E-Rechnungen und E-Invoicing ganz unproblematisch verarbeitet werden können, liefern ein großes Potenzial. Wie das alles funktioniert und wie es Ihnen hilft, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber wird Pflicht

Mit der europäischen Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen wird der Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vorgeschrieben. So müssen die europäischen Vorgaben für öffentliche Auftraggeber bis voraussichtlich November 2018 auf Bundesebene und bis November 2019 auf Länder- und kommunaler Ebene umgesetzt werden. Daher verabschiedete das Bundeskabinett im Juli 2016 einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie. Ziel des Gesetzes ist, die elektronische Rechnungstellung zu erleichtern, die Kosten für ihre Nutzer zu minimieren und das Aufkommen elektronischer Rechnungen insgesamt zu vergrößern.
Im September 2017 wurde die
E-Rechnungs-Verordnung dann endgültig vom Bundeskabinett verabschiedet.

Fürs Erste sind vor allem die Bundesministerien und die Verfassungsorgane davon betroffen. Aber schon ein Jahr später müssen auch die übrigen öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren. Somit tickt die Uhr damit ebenfalls für zahlreiche Unternehmen der privaten Wirtschaft - was sich also zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, sollte auch die kleinen, mittelständischen sowie großen Unternehmen hellhörig werden lassen. Denn die Frage ist nicht mehr, ob man als Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsaustausch umstellen sollte, sondern wie bzw. bis wann.

Was ist überhaupt eine elektronische Rechnung?

Um das zu erläutern, ist das wesentliche Element der E-Rechnungs-Verordnung die Definition des Begriffs der elektronischen Rechnung. Eine elektronische Rechnung im Sinne der europarechtlichen Vorgaben stellt nach §2 Abs. 2 eine Rechnung dar, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Damit eine Rechnung als E-Rechnung bezeichnet werden darf, muss sie also zwei Kriterien aufweisen:

  • Der gesamte „Lebenszyklus“ einer E-Rechnung ist und bleibt digital. Es wird nichts gescannt oder ausgedruckt.
  • Die E-Rechnung muss automatisiert von einem System zu einem anderen überführt werden. Alle Informationen werden automatisch registriert und weitergeleitet.

Werden beispielsweise PDF-Rechnungen per E-Mail versendet, gilt dies vor dem Gesetz zwar als elektronische Rechnung und auch der Papierverbrauch kann damit reduziert werden, jedoch ist das kein echtes E-Invoicing. Denn PDF-Rechnungen müssen ebenso wie gescannte Papierrechnungen mittels Texterkennung oder auch optischer Zeichenerkennung (OCR) erfasst und in strukturierte Daten umgewandelt werden – ein eigentlich zeitintensiver Prozess, der normalerweise häufig manuelles Eingreifen erfordert, mit einem guten digitalen Dokumenten-Management-System (DMS) aber maßgeblich vereinfacht wird, sodass man auch mit diesen Formaten von den Vorteilen des E-Invoicings profitieren kann.

Was ist E-Invoicing?

Unter E-Invoicing, auch elektronische Rechnungsstellung genannt, versteht man den elektronischen Versand dieser strukturierten Rechnungsdaten, die man dann automatisiert weiterverarbeiten kann. Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt entweder direkt zwischen Sender und Empfängern über E-Mail, einen Download aus einer Cloud oder über ein Dokumenten-Management-System bzw. E-Invoicing-Netzwerk. An Position eines langsamen und fehleranfälligen Verarbeitungsprozesses mittels Papierrechnungen tritt somit ein effizientes sowie umweltfreundliches elektronisches Verfahren. Neben Zeit und Papier sparen sowohl Sender als auch Empfänger mit E-Invoicing vor allem Kosten.

Vorteile von E-Rechnungen und E-Invoicing

Um eine Buchhaltung erfolgreich auf E-Invoicing umzustellen, bedarf es neben der Auswahl von technischen Komponenten zudem unternehmensinternen Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungseingang via E-Mail, Download oder Cloud-Nutzung zusätzlich der digitale Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das lässt sich in den meisten Fällen mit einem digitalen Dokumenten Management System umsetzen. Die Einführung eines solchen Systems im Unternehmen sollte stets projektbegleitend erfolgen, um zu gewährleisten, dass die neuen Komponenten letztlich durch alle Mitarbeiter akzeptiert und genutzt werden.

Schaut man sich den Mehrwert einer möglichen Investition in die Digitalisierung der Verwaltung eines Unternehmens an, offenbart sich schnell, wo die Chancen des E-Invoicing bzw. der elektronischen Rechnungsstellung im Finanz- und Rechnungswesen liegen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Dokumenten-Management-Systeme wandeln umständliche Verfahren, wie Rechnungsfreigaben, in einfache Workflows um, verlorene Zeit in mehr Zeit für andere Aufgaben und Kosten in verfügbares Kapital – und das ab dem ersten Tag der Einführung.

Zeitmangel ist oft ein großes Problem vieler Mitarbeiter in Unternehmen – mit manchmal bösen Folgen. Denn je weniger Zeit Mitarbeiter für die Prüfung von Rechnungen haben, desto weniger akribisch arbeiten sie und übersehen schnell eventuelle Fehler. Ein digitales Dokumenten-Management-System mit E-Invoicing kann genau das verhindern. So verhelfen solche Systeme beispielsweise nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern sparen Zeit und schalten mögliche Fehlerquellen aus. Mit einer auf wenige Mausklicks vereinfachten Rechnungsprüfung sind alle relevanten Daten und Dokumente einer Rechnung jederzeit zugänglich.

Ein intelligentes DMS unterstützt Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv. Mithilfe weniger Klicks können Nutzer jederzeit alle relevanten Rechnungsdaten abrufen - das spart Zeit. Auch, wenn es beispielsweise um die Betriebsprüfungen geht. Alle nötigen, geforderten Daten können schnell und vollständig elektronisch an den Auditor übermittelt werden und alle Fristen werden eingehalten. Mögliche Mahn- und Bußgelder lassen sich so vermeiden.

Oft hat das Management eines Unternehmens keinen Überblick über alle Vorgänge in der Buchhaltung. Die Workflows des Dokumenten-Management-Systems können bei dieser Problematik so angelegt werden, dass sie Abhilfe schaffen. Mit der Zuordnung von autorisierten Personen für den Zugriff auf bzw. die Freigabe von Rechnungen geschieht der Zahlungsprozess gänzlich transparent. Das Management hat die komplette Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden. Zudem protokolliert das DMS alle Zugriffe auf das System und kann zu jeder Zeit Auskunft darüber geben, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Das erleichtert die Einteilung von Arbeitsprozessen, macht diese effizienter - und spart am Ende Geld. Dazu kommt ein großer qualitativer Nutzen. Von schnelleren Arbeitsprozessen profitieren auch die Kunden eines Unternehmens.

Unternehmen müssen sich allerdings auch an gesetzliche Vorschriften halten, wenn es um die Rechnungsvorgänge geht. So sind sie beispielsweise dazu verpflichtet, alle organisatorischen sowie technischen Abläufe im Zusammenhang mit digitalen Rechnungen mindestens zehn Jahre in ihrem Originalzustand aufzubewahren, genau zu dokumentieren und ihre Lesbarkeit zu jedem Zeitpunkt zu garantieren.
Nutzer, die Teile einer Rechnung oder sogar die gesamte Datei löschen, handeln rechtswidrig. Nichtsdestotrotz kann es schnell passieren, dass ein Nutzer Dateien – unzureichend sichert – im Arbeitsprozess versehentlich ändert oder löscht.
Eine Archivierung im E-Mail-System reicht daher als Sicherheit nicht aus, müssen doch alle Rechnungen in dem Format abgelegt sein, das sie bei ihrer Übermittlung hatten. Auch bei Erneuerung oder Änderungen der IT-Struktur eines Unternehmens müssen alle Rechnungen immer vollständig verfügbar bleiben. Eine Forderung, die ein normales Betriebssystem auf dem Computer nicht leisten kann. Doch wer an dieser Stelle auf E-Invoicing und ein digitales
Dokumenten-Management-System setzt, schafft diese wichtigen Voraussetzungen.

Deutsche Unternehmen verschicken pro Jahr mehrere Milliarden Rechnungen per Post, was wiederum einen Kostenfaktor von mehreren Milliarden Euro verursacht - und das alleine für den Versand.
Dazu kommen Erzeugung, Verarbeitung und Ablage der Dokumente sowie die damit zusammenhängende investierte Arbeitszeit der Mitarbeiter und unter Umständen zusätzliche Kosten für den Lagerraum etlicher Ordner. Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten für ein digitales Dokumenten-Management-System inklusive E-Invoicing sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten sollten allerdings nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales
Dokumenten-Management-System gelten. Wichtiger an dieser Stelle ist der Blick auf das “Return on Investment”, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann - gemessen am “Gewinn” im Verhältnis zum eingesetzten Kapital wird der Einsatz eines solchen digitalen Systems die Rendite der unternehmerischen Tätigkeit besonders im Bereich der Buchhaltung erhöhen.

Eine Investition in die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens kann also einen großen strategischen Mehrwert liefern, wenn es darum geht, mit E-Invoicing den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern. Und das allein durch die elektronische Rechnungsstellung. Mit Blick auf verbleibende technische Hürden - und die damit verbundenen Einführungskosten - kann es sinnvoll sein, sich einen erfahrenen Softwarepartner an die Seite zu holen. Lassen Sie sich beraten und überwinden die Hemmungen eines Einsatzes digitaler Systeme. Handeln Sie frühzeitig und informieren Sie sich schon jetzt über ein geeignetes Dokumenten-Mmanagement-System, um auch in Ihrer Buchhaltung mit E-Rechnungen sowie E-Invoicing Kosten und Zeit zu sparen.

Topics: Management & Verwaltung


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