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Digitalisierung schafft neue Effizienz - der digitale Assistent im Verwalteralltag

Eingestellt von Gastbeitrag am 12. April 2018 09:03:20 MESZ

Digitalisierung_schafft_neue_Effizienz

Digitales & Technologie von Peter Schindlmeier, Geschäftsführer casavi GmbH

Jedes Jahr steht sie aufs Neue an: die Wohnungseigentümerversammlung. Damit einher geht die obligatorische Einladung der Eigentümer. Diese muss gedruckt, kuvertiert und verschickt werden. Je nach Größe der WEG kann allein dieser Prozess einige Stunden in Anspruch nehmen. Doch das muss nicht sein. Schon heute kann ein virtueller Mitarbeiter Aufgaben wie diese übernehmen und somit den Arbeitsalltag des Verwalters deutlich entlasten.

Die digitale Immobilienverwaltung

Möglich macht das Ganze eine Kommunikations- und Produktivitäts-Plattform für die digitale Immobilienverwaltung. Über diese können Verwalter ihre Kommunikations- und Servicevorgänge einfach, effizient und kundenfreundlich gestalten. Dazu werden alle Akteure, die an der Nutzung und Verwaltung der Immobilie beteiligt sind, miteinander vernetzt. Im Beispiel der Einladung zur WEG-Versammlung kann der Verwalter so mit nur wenigen Klicks die Eigentümer des verwalteten Objekts einladen. Bei vorliegender Einwilligung des Eigentümers wird die Einladung automatisch per E-Mail verschickt. Liegt diese Einwilligung nicht vor oder ist der Bewohner noch nicht registriert, kann innerhalb der Plattform ein externer Dienstleister beauftragt werden, der Druck und Versand der Einladungen übernimmt.  

Vielfalt im Serviceangebot

Das funktioniert nicht nur mit den Einladungen zur WEG-Versammlung, sondern auch mit anderen wichtigen Dokumenten, wie beispielsweise der Abrechnung. Darüber hinaus können über eine Plattform Dokumente auch digital zum jederzeitigen Abruf bereitgestellt werden. Durch diese digitale Kommunikation mit Eigentümern und Bewohnern werden redundante Kundenkontakte vermieden und der Verwalteralltag kann deutlich effizienter gestaltet werden. Doch das ist nur ein Teil dessen, was Anbieter solcher Plattformen, wie die casavi GmbH aus München, durch die Digitalisierung von Immobilienverwaltungen möglich machen.

Steuerung von externen und internen Prozessen

Auch das Arbeiten mit Dienstleistern, wie Handwerkern, verläuft über eine Plattform deutlich effizienter. Beispielsweise können Bewohner online einen Schaden melden, über den der zuständige Verwalter umgehend informiert wird. Dieser wiederum kann den Schaden direkt bei einem bereits hinterlegten Handwerker melden, der dann per E-Mail benachrichtigt wird. Das bedeutet nicht nur eine Steigerung der Effizienz, sondern auch der Transparenz – der Bewohner wird über den ganzen Prozess hinweg informiert und kann jederzeit den aktuellen Stand seiner Schadensmeldung einsehen. Neben den Bewohnern und Verwaltern profitieren auch die Eigentümer von der gewonnenen Prozessoptimierung und Transparenz. Beispielsweise im Nachgang einer WEG-Versammlung. Der Verwalter kann nach der Versammlung die Beschlüsse digital erfassen und die Eigentümer können den Bearbeitungsfortschritt jederzeit verfolgen.

Steigerung der Effektivität interner Prozesse

Neben der externen Kommunikation wird durch die Digitalisierung auch die Steuerung interner Arbeitsprozesse effektiver gestaltet. Mittels webbasierter Aufgabenverwaltung können einzelne Jobs den zuständigen Verwaltern zugeteilt werden. Durch die mobile Zugriffsmöglichkeit ist jederzeit ersichtlich, wer für welchen Aufgabenbereich zuständig ist.

Integration in eine Software für Immobilienverwaltung 

Durch die Integration in eine Software für die Immobilienverwaltung, wie iX-Haus von Crem Solutions, kann eine Vielzahl der Routineaufgaben einer Verwaltung digital bearbeitet werden. Die Schnittstelle schafft die Möglichkeit, Daten zwischen den Lösungen auszutauschen – so lassen sich beispielsweise Stammdaten und Dokumente in beide Richtungen übertragen. Mit Hilfe von Workflows kann die Bearbeitung anfallender Aufgaben zu einem großen Teil automatisiert werden. Immobilienunternehmen können Mietern Informationen zur Verfügung stellen und sie z.B. über den aktuellen Status eines laufenden Reparaturfalls informieren.

Lösung bringt Vorteile für alle Beteiligten mit sich

Softwarelösungen, wie die von casavi, optimieren alle Prozesse der Immobilienverwaltung und sparen dadurch Zeit und Geld. Im Optimalfall wird die Software nicht nur von Mitarbeitern verwendet, sondern fungiert als virtueller Mitarbeiter, der selbst Verantwortung übernimmt. Das entlastet den Verwalter, der sich nun wieder intensiver seinem Kerngeschäft widmen kann. Zusätzlich wird durch die gewonnene Transparenz auch der Kundenservice verbessert und redundante Kundenkontakte werden vermieden. Mit der zusätzlichen Integration in eine Software für die Immobilienverwaltung werden die heute von Kunden oft erwarteten Serviceleistungen noch weiter ausgebaut und stark verbessert – im Zuge der Digitalisierung sichert sich eine Immobilienverwaltung so den entscheidenden Vorteil, um sich stärker auf dem Markt und bei den Kunden zu positionieren.

Topics: Digitales & Technologie


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